Nuevas extensiones de archivo en Access 2007

Sabemos que Access 2007 utiliza un nuevo formato de archivo. También sabemos que casi a cada una de las antiguas extensiones le corresponde una nueva: ACCDB, ACCDE, ACCDA o LACCDB son los equivalentes de los antiguos MDB, MDE,  MDA o LDB, aunque  MDW no se renueva y sigue igual. Pero, además,  tenemos otros nuevos tipos de archivo relacionados con Access que aportan posibilidades interesantes con las que antes no contábamos.

En el Rincón del experto de junio publiqué este mismo artículo, pero, antes de volver a publicarlo aquí, le he hecho algunas correcciones, pues desde entonces han pasado cosas como la publicación de las Developer Extensions para Access 2007.

Archivos ACCDT

Son archivos de plantilla,  como las que se tenemos a nuestra disposición en la pantalla inicial Access 2007. También podemos usarlos para crear una nueva base mediante código utilizando Application.NewCurrentDatabase:

Sub Application.NewCurrentDatabase(filepath As String, _

Optional FileFormat As AcFileFormat, _

Optional Template As Variant, _

Optional SiteAddress As String, _

Optional ListID As String)

No son auténticos archivos de base de datos, sino plantillas para crearlos. Si queremos crear nuestras propias plantillas en archivos ACCDT, debemos  descargarnos e instalar las “Microsoft Office Access Developer Extensions 2007” que, por primera vez, son gratuitas.

Una vez instalado el Addin, al pulsar el botón de Office nos sale una nueva opción al final, “Developer” y en ella podemos elegir “Save as Template” ¡Vaya, es en inglés! Pues sí, habrá que esperar un poquito a que haya versión en español.

Al elegir “Save as template” podemos crear una plantilla a partir de nuestra aplicación actual; sólo tenemos que cumplimentar un pequeño formulario para elegir nombre, descripción, la imagen que se va a mostrar, etc.

Archivos ACCDC

Si pulsamos Botón de Office|Publicar|Paquete y firmar, se ofrece  la opción de seleccionar una firma digital y una ubicación para nuestro archivo ACCDC.

Un archivo ACCDC es un archivo comprimido que contiene un archivo de Access (ACCDB o ACCDE) y un certificado digital. Es una alternativa interesante a los tradicionales compresores, pues no necesitamos salir de Access, ni siquiera de nuestra aplicación, para hacerlo. Por su lado, el certificado digital nos proporciona una herramienta sencilla para sortear las barreras de “confianza” al distribuir nuestra aplicación, pues  basta que el usuario acepte nuestra firma, para que la aplicación sea considerada de confianza y no se bloqueen las macros. Como certificado nos vale el que podemos obtener fácilmente usando la aplicación “Certificado digital para proyectos de VBA” que encontramos en el grupo “Herramientas de Office” dentro del grupo de programas de Microsoft Office.

Archivos ACCDR

No es un formato de archivo distinto, sino una extensión que Access interpreta de una manera especial, funcionando como si trabajáramos con la Runtime.  En realidad, es un archivo ACCDB o ACCDE al que cambiamos la extensión.

Un archivo ACCDR no puede abrirse desde la opción de menú Abrir de Access, sólo podemos hacerlo con un acceso directo o con un doble-clic sobre el icono en el explorador de Windows. Una vez abierto, no se muestra el panel de control ni ninguna de las opciones de herramientas de diseño o de configuración de Access, ni tenemos la opción de llegar a ellas; tampoco se muestra nada de la cinta predeterminada de opciones y sí las personalizadas que nosotros hayamos creado. En definitiva, en un ACCDR el usuario no puede hacer nada que no sea usar nuestra propia aplicación y lo que en ella hayamos diseñado previamente. Esto tiene una serie de ventajas y algún inconveniente fácil de soslayar:

Muestra la aplicación tal como se verá con la Runtime. El anuncio de que la Runtime de Access será gratuita permite presumir que su uso se popularizará rápidamente.  Como sabemos, nuestra aplicación no tendrá la misma presencia que lanzada desde Access, pues le faltarán opciones de diseño, y, en versiones anteriores, si queríamos ver cómo iba a quedar, teníamos que salir de Access y probar la aplicación desde el Runtime;   sin embargo, ahora, con cambiar la extensión a ACCDR, ya podemos ver exactamente cómo quedará.

Solución de emergencia para nuestros viejos menús. Al usar nuestras viejas aplicaciones desde Access 2007 nos encontramos con la desagradable sorpresa de que nuestros menús y barras de herramientas personalizados parecen haber desaparecido y, sólo después de rebuscar por la cinta de opciones, los encontramos escondidos en la opción Complementos de la pestaña “Herramientas de base datos”. La cinta de opciones sigue ahí esperando a que la personalicemos y, mientras tanto, muestra iconos para hacer cosas que seguramente tendremos repetidas en nuestros menús y barras personalizadas.

Cambiando la extensión de nuestra aplicación a ACCDR, desaparece de la cinta de opciones salvo el grupo Complementos, si es que tenemos menús personalizados. No es que quede muy bonito, pero, al menos nos permite ganar tiempo para ir adaptando nuestra aplicación progresivamente.

Protege al usuario del propio usuario. Con frecuencia, los esfuerzos para proteger nuestra aplicación no se dirigen a piratas o usuarios malintencionados, sino a lo que el usuario es capaz de hacer por error o ignorancia. Si, a través de la más extravagante combinación de teclas, el usuario puede modificar datos directamente en la tabla, seguro que habrá una ley de Murphy que diga que lo va a hacer y con resultados catastróficos; si además puede modificar el diseño de tablas y consultas…

Con un ACCDR el usuario no tiene acceso al panel de control, ni a ninguna opción de diseño o configuración, ni a ningún objeto de Access salvo que lo hayamos diseñado así. Mejor aún, no muestra ninguna de esas opciones, ni siquiera desactivadas, con lo que nuestra aplicación gana en claridad.

No es una protección eficaz frente a terceros. Si el ACCDR era un ACCDB o un MDB, basta con volver a cambiar la extensión para que la aplicación sea perfectamente modificable si no la hemos protegido, si fuera originalmente ACCDE, al volver a su extensión original podríamos modificar tablas y consultas. Es decir, frente a terceros, no añade ninguna protección

Desaparece la cinta de opciones predeterminada. Algunos, de entrada, se alegrarían de esto; es tal la novedad que supone el dichoso “Ribbon” que más de uno lo tendrá manía. Sin embargo, la alegría desaparece en cuanto, por ejemplo, abrimos un informe en vista previa y no tenemos manera, ni cinta de opciones, si no hemos tenido la precaución de permitir el uso de menús no restringido, ni menú contextual, si no hemos permitido los predeterminados, de hacer un zoom, configurar la página o, simplemente, imprimirlo; es cuando toca pagar el peaje de esta maravillosa nueva versión, que no es otro que es dominar la personalización de la cinta de opciones.

Ánimo, que no es tan complicado. Con unas pocas líneas XML, podemos clonar una cintas de opciones predeterminadas y convertirla en personalizada. Por ejemplo, el siguiente texto crea una cinta de opciones personalizada clonada de la de “Vista preliminar”

Cómo hacer que ese texto sea una cinta de opciones, ya es motivo de otro artículo, pero, mientras tanto, puedes ir estudiando estos enlaces:

http://msdn2.microsoft.com/en-us/library/bb187398.aspx

http://www.accessribbon.com/

También vale para archivos MDB y MDE. Efectivamente, podemos renombrar nuestras aplicaciones en versiones anteriores de Access como ACCDR con los mismos resultados que hemos comentado antes, además, asi podremos ver cómo van a quedar con Runtime de 2007, que también funciona con versiones anteriores.

Archivos ADEPSWS

Son archivos en los que se guardan las configuraciones del “Package solution wizard”, el asistente para generar y empaquetar instalaciones de nuestras aplicaciones.

Archivos ACCDU

Pues no tengo ni idea, pero me he encontrado uno por ahí, junto a los complementos. Los clásicos archivos de complemento, MDA, en 2007 son sustituidos, siguiendo la lógica, por los ACCDA, pero junto a ellos me he encontrado un archivo ACCDE que en explorer, en la propiedad tipo dice que es un “Microsoft Office Access Add-in data” o sea, archivos de datos de complementos, o sea, ni idea.