[SharePoint 2013] Asignar Permisos mediante flujos de Trabajo

Introducción

Uno de los grandes potenciales que trae consigo SharePoint “out-of-the-box” son los flujos de trabajo. De una forma que en anteriores versiones hacer cualquier flujo con cierta complejidad requería bien una herramienta de terceros como pueda ser Nintex ahora mismo tanto la interfaz gráfica como las acciones que vienen por defecto son prácticamente iguales. (En la versión Online de Nintex han añadido unas mejoras en el apartado social impresionantes con la posibilidad de comunicación con las principales redes sociales). 

A la hora de implementar flujos de trabajo tenemos dos opciones:

 

  1. SharePoint Designer, para flujos relativamente simples y sin mucha complejidad. No por el motivo de que no esten soportados sino más bien porque Designer es una herramienta cuya finalidad es Diseñar no implementar y por lo tanto su comportamiento es un tanto impredecible además de que no es reutilizable.
  2. Visual Studio 2012/2013 Ahora tiene un aspecto visual mucho más sencillo y simple y eso hace que plantearse realizar un flujo no sea una obra del escorial o algo que sólo lo más elegidos pueden hacer. Tiene una interfaz gráfica muy sencilla y muy simple.

 

Manos a la obra

Una vez somos conscientes de las opciones que hay, vayamos a un caso de uso básico:

– Una vez el usuario introduce un elemento en esta lista, queremos que otro usuario/grupo se le asigne esa tarea. Por decirlo en cristiano tenemos una lista de tareas que contiene descripción de la tarea y departamento que va a realizar esta tarea, lo que queremos es que cuando se asigne una tarea solamente los miembros de este departamento puedan ver la tarea. Aclaración partimos de la base de que cada departamento que se muestra en la lista es un grupo de SharePoint. 

Dado esta petición tenemos varias opciones de hacerlo :

 

  1. Mediante un EventReceiver: que cada vez que se añada un elemento que se modifique los permisos.
  2. Mediante un Flujo de Trabajo

 

La ventaja de hacerlo con un EventReceiver es que si en un futuro se piden más requisitos tiene un grado mayor de personalización, sin embargo su implementación es bastante más costosa. 

¿Como hacerlo fácilmente?

1.- Abrir SharePoint Designer

2.- Crear un flujo de trabajo en la lista en cuestión

3.- Hacer un Paso de Suplantación

4.- Quitar los permisos que tiene por defecto

5.- Asignar los permisos al departamento en cuestión

6.- Guardar y Publicar

Conclusión

Muchas veces SharePoint nos complica la vida, o bueno quizás somos nosotros que elegimos la opción más difícil. Pero antes de plantearnos una solución faraonica conviene mirar lo que viene de serie y en caso de que no llegue (que serán en muchas ocasiones) pues entonces extendemos su comportamiento.

 

 

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