Tareas, proyectos, planes, imprevistos…Hay que organizarse!

Hace poco prometía por twitter que comentaría como me organizo para trabajar e intentar ser lo más productivo posible dentro de un entorno de sobreinformación como el que tenemos… así que ahí va! 

 

Metodologías de productividad personal

Por un lado he leído sobre metodologías (GTD, ZTD, Pomodoro, Agile) y por otro he probado con herramientas (OneNote, Outlook, Evernote, FocusBooster,TFS, Excel, Project, YouTrack, Jira…) Creo que leer y probar son ejercicios muy recomendables, porque gracias a conocer diferentes técnicas de organización personal/productividad/gestión del tiempo te puedes aventurar a probar e incluso acertar de vez en cuando e incorporar algo nuevo a tu forma de organizarte.

En este post cuento algunas cosas que me ayudan a organizarme a mi, a David Salgado, con mi forma de pensar y mi forma de afrontar mi trabajo… no pretende ser una receta de éxito en la organización. A mi no ve van mal y puede que te apetezca probar alguna =)

 

Los retos

Cada uno tendremos unos, aunque coincidiremos en varios… en mi caso, mis principales causantes de descontrol son:

El correo electrónico: Tengo unos 70 mails al día, con el tiempo aprendí que el correo NO es mi lista de tareas, es una fuente más de información como lo puedan ser las reuniones o el twitter. En esta fuente identifico tareas para trabajar e intento llevarla al día dentro de lo que puedo. Si no tienes cuidado puedes dedicarte a leer el mail y responder 8 horas al día. Procuro abrirlo un tiempo limitado cada varias horas por si hay algo urgente o alguna posible tarea.

Las redes sociales/blogs: Las utilizo sobre todo para estar informado de lo que pasa y poder comunicarme de forma fácil y rápida. Al igual que con el mail, procuro tener cuidado y no tenerlas abiertas. Guardo tiempo para consultarlas cada x horas.

Las reuniones: Procuro tener las justas y rechazar las que no tienen que ver con mis objetivos directos (a no ser que me pida algún compañero que asista para echar un cable). No soy anti-reuniones… me parecen una buena forma de estar sincronizados y de afrontar retos…el problema de las reuniones es la gente ^^ Los que no tienen nada mejor que hacer que pasarse hora y media de reunión y no sacar resultados. Procuro que las reuniones a las que asisto sean efectivas, con agenda, que llevan poco tiempo y que ayudan a avanzar o alinearse. Odio las pérdidas de tiempo, las reuniones sin agenda o sin call to action… en esos casos pido permiso para contar lo que tenga que contar y sacar las acciones y después, si nadie necesita nada de mi… me voy a seguir trabajando ^^

Grupos virtuales Nosotros a principio de año fiscal (Junio/Julio) acordamos con los equipos de managers y en base a las necesidades de la compañía los objetivos para el año que entra… bueno acordar queda muy bonito… el 90% de las cosas no se acuerdan…se reciben y se aceptan 😛

En base a los objetivos, creamos grupos virtuales de trabajo, proponemos un plan, seguimos y ejecutamos acciones, medimos el resultado, adaptamos el plan, informamos de los resultados y de cambios… en fin… seguimos un proceso iterativo para intentar llegar a nuestros objetivos de la mejor manera posible.

Estos grupos plantean los retos de trabajar con personas de otros perfiles (y a veces con otros objetivos), herramientas de reporting y reuniones cada poco tiempo para revisar el plan, alineamientos con otros países,… en fin….procesos, procesos, procesos… en mi caso procuro mantener siempre actualizados portales y excels con la información de los objetivos, estado de ejecución de los planes y próximos pasos. Así te ahorras mucho tiempo de preparación de presentaciones internas.

Fuegos varios La prevención en mi caso consiste en llevar los deberes al día, tener las prioridades claras y anticipar las fechas clave (cierres fiscales, revisiones, reuniones ). La prevención me ayuda muchísimo a absorber el impacto, pero siempre planifico las semanas de forma pesimista por si aparece algo. Me explico…me planifico 5 tareas al día en lugar de 10, y si acabo las 5 planificadas pues voy a por más, si no, no me quedaré con mal sabor de boca por no haber acabado.

 

Cómo me organizo

Sé en qué trabajo, cual es el estado actual, cual será previsiblemente el siguiente y cual es la siguiente acción

Tienes que tomar las riendas de a lo que te dedicas, a mi me da por mantener portales internos donde actualizo casi diariamente el estado de los objetivos, el estado de la ejecución del plan, los retornos de las acciones y las notas de las reuniones.  Eso me mantiene enfocado y en la dirección correcta. Además… me encanta la transparencia en el trabajo, cualquiera de dentro de la empresa puede ir al portal y cotillear lo que quiera.

Mantengo una lista de iniciativas en las que trabajo (incluida mi vida personal)

Tengo en OneNote una página donde tengo todas las iniciativas y luego una pestaña por semana de trabajo. Ese OneNote lo tengo subido a un skydrive para poder tenerlo en todos mis equipos (incluido phone y ipad…si, tengo un ipad)

En DOs son las tareas de esta semana planificadas para cada día En Initiatives voy volcando los siguientes pasos de cada iniciativa y semanalmente los reviso En cada Week XX guardo lo que he hecho al acabar la semana. Para mi es importante que guarde histórico especialmente para poder echar la vista atrás y ver que voy avanzando y que no pasan los días sin más. Muchas veces te pierdes en minitareas y si no registras lo que has hecho te vas a casa con la impresión de que has tirado el día. Read cuando alguien me sugiere un libro, una canción, un post… se va a read y en viajes o fines de semana le echo un ojo y me entretengo

No tengo una página aparte para temas personales… son iniciativas también y van a la misma página

Por cada iniciativa tengo tareas

Todos los domingos hago una lista las tareas que me gustaría avanzar esa semana. Quitando las tareas que tengan que ser en un día concreto…el resto las vuelco al lunes y las priorizo (en negrita las más importantes).

Solo las vuelco al lunes porque si te pones a repartir tareas entre los días de la semana, al final te llenas todos los días y no dejas margen de maniobra ni para imprevistos. Así que cuando acaba el lunes… las tareas que no he acabado las paso al martes o al día que crea que voy a tener hueco.

Así que la hoja DOs, tengo una tabla por cada día de la semana de este estilo:

No quiere decir que no haga más cosas… si no que esas son las principales por las que empezar… y de esas, las que están en negrita tienen prioridad. Y si se acaba el día y me quedan cosas in hacer… las distribuyo entre el resto de días que quedan en la semana

 

Algún comentario:

• No tengo enlazado OneNote con las tareas de Outlook, lo hice una temporada y no me funcionó
• De hecho las tareas en outlook me parecen muy potentes pero no me funcionan en el puesto que desempeño ahora, tal vez en el futuro
• Las tareas cambian diariamente. Entran nuevas, otras pierden prioridad, otras se van a otra semana… es una lista dinámica que cambia constantemente, es su naturaleza y no hay porque intentar limitarla, vale con repriorizarla =P

Uso el calendario corporativo para bloquear tiempo para trabajar y para avisos

Para que no llegue una propuesta de reunión inoportuna, para ver de un vistazo los deadlines de este mes, o para que quién me busca sepa dónde estoy, procuro tener siempre actualizado el calendario. No tengo las tareas, solo bloqueos de tiempo para cuando no quiero/puedo tener una reunión porque estoy liado. También incluyo bloqueos de tiempo para cosas personales como comer, quedar con amigos, ir al gimnasio, estudiar… (en verde ^^).

 

Corto con las notificaciones

Mail, twitter, Lync, gtalk…  todo tiene las notificaciones deshabilitadas por defecto, así no me distraigo cuando estoy trabajando, ni veo que hay X mensajes sin leer. De hecho mi Outlook se abre en el calendario, para que no tenga que pasar por el mail y me tiente. Como poco 3 veces al día consulto estas fuentes de información y si surge algo importante creo una tarea en el onenote.

El dichoso mail

…esto da para un post completo, pero a grandes rasgos uso pocas reglas:

• la regla del To:  si voy en el To:  se queda en el inbox, si no… se va a otra donde lo miraré menos frecuentemente.
• La regla de donde manda capitan… todos los correos de managers/directores/gerifaltes… van a una carpeta
• Cada X semanas repaso uno a uno los mails organizando en carpetas los interesantes  y borrando los que ya hayan ‘caducado’
• Alias de listas de correos a una carpeta específica
• Carpetas por iniciativas para agrupar los mails

No me gustan las reglas tipo GTD en el mail porque creo que se pierde la perspectiva. El mail no es *la* fuente de tareas, es *otra* fuente de tareas y prefiero que la organización de mis tareas esté asilada de una posible fuente para no tener debilidad y marcar mails como tareas, por eso me lo llevé al excel primero y luego al onenote.

El móvil

Procuro ponerlo en silencio cuando estoy concentrado o reunido y luego devolver las llamadas que me hayan hecho. Por otro lado, cuando creo que ya vale por hoy, o llega el fin de semana, paso la sincronización del correo de automática a manual, así solo veo los mails cuando realmente quiero.

 

Y a grandes rasgos así es como me organizo, pero para llegar a este estado en el que me encuentro cómodo he pasado por 2 fases

Investigar: He leído mucho, probado mucho y preguntado mucho a las personas que creo que se organizan bien.

Crear el hábito: Nada de esto es natural… tienes que forzarte durante una temporada para crear el hábito y que salga solo, pero si es verdad que algunas herramientas o metodologías nos resultan más naturales a unos que a otros.

 

Happy hacking!

David Salgado (@davidsb)