Entropía… cuando escuche esta palabra la semana pasada no se me venia nada a la cabeza (obvio no he sido muy amante de la física ni menos de la termodinámica) pero cuando lo mencionaron relacionado a las organizaciones fue cuando me di cuenta que necesitaba informarme un poco mas del tema. Gran problema encontré al no tener una definición clara y sencilla de esto en internet, por eso espero que este post sea lo suficientemente claro y sencillo para que se pueda entender.
Supongamos que eres dueño de una empresa y a pesar del pasos de los años no cambias ni de estrategia y sigues operando de la misma forma que hace 20 años, y con el tiempo quiebras. Por otro lado supón que estas en la segunda guerra mundial y necesitas pasar una información muy importante a tu base, pero no estas en el radio suficiente de recepción y envío, y eso hace que llegue la información un poco distorsionada a tu base llegando incompleta la información.
¿Que sucedió? La evolución espontánea de un sistema aislado se traduce en un incremento en la entropía. En el primero caso la empresa se mantuvo como un “sistema aislado”, se mantuvo al margen y no hizo ni un cambio en su estrategia, por ende con el tiempo quebró, esto significa para nuestro caso de estudio que su entropía subió y hasta un nivel máximo. En el segundo caso tenemos que en el sistema de comunicación (emisor – mensaje – receptor) existió “ruido” o algún disturbio que no permitió que la comunicación fluya correctamente, a esto se le llama entropía y mientras mayor sea el problema de comunicación mayor será la entropía.
La entropía puede ser aplicado en muchos aspectos, por ejemplo en las organizaciones mide el caos o la desorganización y en la información mide la incertidumbre de la fuente (gracias a Shannon podemos saber cuantos bits necesitas para codificar una cantidad de información de acuerdo a su probabilidad, y estar seguros que con menos bits perderías información).
¿Y cual podría ser la solución para obtener una menor entropía? éste involucra un proceso de cambio, no necesariamente son sistemas aislados, podría interactuar con otros sistemas para corregir este desorden, ruido o lo que interfiera.
En el primer caso involucraría un proceso de cambio de pasar de desorganización a organización, de caos a orden, para esto necesitaremos hacer muchas cosas como por ejemplo: Estar preparados para los cambios, mantener organizaciones flexibles (gran problema de esto es que la mayoría son rígidas), estar conscientes de la entropía, tener personal capacitado, tener objetivos claros, saber para donde vamos, etc.
En el segundo caso (y tema central de este post) cambian un poco las cosas, porque si bien la comunicación puede tener “interferencias” por temas de infraestructura también puede fallar por mal entendimiento.
¿Que sucede si hay entropía en la comunicación en las organizaciones? pues la información se degrada en cuanto a su valor, realmente perdería su razón de ser y hasta podría hacernos tomar una decisión equivocada.
¿Que podríamos hacer? pues básicamente 2 cosas, primero apoyarnos en herramientas de TI que puedan soportar temas de comunicación en nuestras organizaciones y segundo, a pesar de hablar español, pues entendernos y estandarizarnos en la comunicación.
Hace unos años tuve la oportunidad de participar en un proyecto que involucraba a varios países, el corporativo se encontraba en Europa y nosotros formábamos parte de Latinoamérica (habían otros de Estados Unidos y Asia), a pesar de que todos nos comunicábamos en ingles, teníamos grandes problemas de entendimiento, suena increíble porque para una empresa multinacional su infraestructura es lo primordial, pero no solo se necesita tecnología para poder disminuir la entropía en las comunicaciones, en este caso tuvimos problemas por la estructura rígida de la organización, no podíamos comunicarnos con los que realmente participaban del proyecto sino con los encargados de cada país y estos no tenían el conocimiento total técnico y/o funcional, lamentablemente esto sigue perdurando y si no hay un cambio al respecto la entropía tendera a subir.
Finalmente la entropía esta siempre, dependerá de nosotros o de nuestra organización manejar el nivel que se deba tener, mientras menor sea es mejor será.