FACTORES DE ROI EN SHAREPOINT 2010 #2: SERVIDOR DE BÚSQUEDA CORPORATIVA

 
 


Se consume tiempo en búsquedas y obteniendo información de documentos

No repetiré lo ya escrito en el Panorama #1 (Desktop Corporativo) y me abocaré a lo específico de los servicios de búsqueda en Sharepoint 2010 y sus factores de ROI.

Este es el segundo panorama en el orden que he elegido, como todos ellos es un prototipo aislado.

Desde ya que los panoramas se combinan naturalmente unos con otros.

La empresa no es internet más pequeña y los aspectos de un Servidor de Búsqueda Corporativa son diferentes en cada empresa.

¿Qué es necesario encontrar?

Lo que busque está en algún tipo de repositorio.

Es decir: múltiples, diferentes repositorios que si pueden ser accedidos simultáneamente para producir un resultado integrado se enriquecen entre sí.

Una búsqueda independiente de repositorio, focalizada en un contexto de proceso de negocios concreto.


¿Quiénes buscan?

Público, empleados, externos cercanos a la empresa (proveedores, clientes, consultores, socios de negocios).

¿Qué espero de mi búsqueda?

En cada caso se sabrá pero sé que necesito performance, seguridad, discriminación, administración e integración.

Beneficios

Ahorro de tiempo


En todo día de toda empresa los empleados pasan una cantidad considerable de tiempo buscando información.

Es impensable pensar en productividad sin considerar el tema.

El Servidor de Búsqueda Corporativa provee como localizar rápidamente material actual basado en prioridades y en criterios de filtro.

Así como puede buscar términos puede buscar personas (expertos, clientes, etc.).

Desaparece una buena medida de la publicación que se realiza.

Es 1 caja de texto, la experiencia es personalizada, el aprendizaje se mejora y el usuario busca mientras tipea.


Múltiples repositorios / Único Entorno


Independientemente de la cantidad de repositorios que utilizan las empresas (un número cercano a la media docena incluyendo intranets, email, wikis, CRM, ERP, directorios compartidos, bases de datos, aplicativos, etc.) el mecanismo de indexación funciona como un embudo que unifica todo.

Esto no impide manejar cuestiones de performance particionando el proceso dentro de lo que se llama búsqueda federada.

Como siempre en Sharepoint la información adecuada se encuentra de un modo inteligible y estándar en un solo lugar y bajo plataforma Web.

A cualquier hora, cualquier miembro de la organización, en cualquier sitio.

El aprendizaje es único y el mismo para todos y se evitan las duplicaciones.

El material legal o protocolar de la empresa queda automáticamente expuesto e identificado sólo agregándolo.

Nuevas fuentes de búsqueda


En la era de la sorpresa la búsqueda no es la excepción: la flexibilidad en la incorporación de fuentes de indexación permite obtener resultados que agregan una nueva fuente de conocimiento.

La vinculación de información asociada desde diversas fuentes genera una nueva manera de perfeccionar el mecanismo de decisión.

Transferencia de información


En empresas de ámbito internacional son naturales los “silos de información” promovidos por barreras como idioma, país, áreas o divisiones, la voluntad o disponibilidad de recursos de quien publica, etc.

La integración de la información elimina esas barreras con total control. Recordemos Que Sharepoint 2010 tiene soporte nativo para más de 40 lenguajes.

Administración de prioridades y visibilidad


Este es un punto clave en términos corporativos: la promoción de resultados, el control de los mismos y los mecanismos eficientes para conseguirlo naturalmente.

Cada proyecto de búsqueda corporativa es distinto.

Se puede ajustar la ponderación que se utiliza para buscar los resultados y crear modelos personalizados de clasificación para devolver los resultados que el usuario está esperando.

Por ejemplo, quizás usted prefiera dar más peso a los documentos que a los archivos de video.

Manejo de información riesgosa


Toda la información indexada está siempre sujeta al modelo de seguridad y su visibilidad controlada por ese motivo.

Nadie puede llegar a información para la cual no tiene permiso de acceso.

BI sobre la búsqueda


Los analíticos de operación de la búsqueda están sujetos a operaciones de análisis de datos: términos más buscados, usuarios más activos, horarios de mayor carga, etc.

Esto permite generar Dashboards representando los aspectos de la operación del Servidor de Búsqueda Corporativa.

Mediante el control de la cantidad de usuarios que utilizan el sistema, siguiendo el número de documentos diferentes que se abren a través de búsqueda y mediante la observación de la complejidad de las consultas que realizan, se puede estimar el nivel de información que los usuarios esperan encontrar a través de sus búsquedas.

Esto permite:

· Aprender lo que los usuarios buscan y cómo cambian esos intereses a través del tiempo.

· Cómo encontrar lo que no están encontrando (faltas de ortografía, problemas de vocabulario, etc.

· Tal vez la búsqueda de productos o servicios que todavía no se ofrecen.

· Servicio al cliente puede detectar un aumento en las quejas sobre un problema técnico determinado o producto.

· Qué es lo que busca un cliente importante.

· Los propietarios de contenido pueden comprobar si la terminología que se utiliza está en correspondencia con la búsqueda.

· Mejora de la navegación del sitio.

· Etc.

Promueve la publicación de información


Aparte de fortalecer el uso de la intranet el Servidor de Búsqueda Corporativa invita – por el sólo hecho de su simplicidad – a exponer contenido guardándolo en lugares que se indexan.

Componentes del Servidor de Búsqueda Corporativa


Rastreador o indexador

La base de todo: simplemente un proceso – sin estado – construye y almacena el índice en la Base de Datos de rastreo.

Puede haber varias instancias de este componente dentro de un Servicio de Aplicación de búsqueda para mejorar la performance, siempre usan la misma base de datos.

Base de datos de rastreo

Toda la información del proceso de indexación está aquí y solamente aquí (Almacena lo que debe indexarse y lo que ha sido indexado).

Componente de consulta

El componente de consulta o servidor de consultas aplica la seguridad, las mejores opciones (a la manera de Bing o Google), la relevancia (utilizando toda la información disponible incluidos rankings y taxonomías), elimina los duplicados, etc.

Todavía tenemos la posibilidad de crear varias instancias de un componente de consulta para fines de redundancia.

Partición de índice

Cada componente de consulta crea una partición de índice.

La relación – en consecuencia – es de uno a uno entre el componente y la partición.

Las particiones de índice pueden espejarse para mejorar la consulta o evitar fallas.

Base de datos de propiedades

En el momento del rastreo se almacena toda la información relativa a la seguridad y metadatos asociados al material indexado.

Esto permite:

· El refinamiento de la búsqueda

· La seguridad integrada a Sharepoint

Componente de administración

Administra la instancia del servicio de aplicación de búsqueda, se encarga de iniciar los rastreadores e indicarles qué buscar.

Si el componente de administración considera que un rastreador está fuera de servicio, le asigna sus tareas de rastreo a otro servidor de rastreo en la granja.

Base de datos de administración

Vale la pena señalar que hay una base de datos de administración de búsqueda y usuarios principales responsables de gestionar la información asociada a la configuración y la topología del servicio de búsqueda de SharePoint.

Sólo habrá una instancia de esta base de datos para cada instancia de servicio de aplicación (application service) de búsqueda para almacenar toda la información de configuración.

Escalas


SharePoint Foundation 2010

Microsoft SharePoint Foundation 2010 (SPF) es una plataforma de descarga gratuita que incluye la capacidad de búsqueda.

Bastante básica limitada a contenido en Sharepoint, sin ámbitos de búsqueda, ni refinamiento o similares. En las categorías descritas anteriormente, se encuentra en el nivel de entrada, ya integrado con SharePoint.

Gratuito por gratuito considere la opción de utilizar Search Server 2010 Express para la búsqueda en este caso, ya que también es gratuito.

Search Server 2010 Express

Microsoft Search Server 2010 Express (MSS Express o MSSX) es un oferta de búsqueda independiente gratis y descargable. Está diseñado para aplicaciones de búsqueda tácticas y de pequeña escala (como sitios departamentales) que requieren poco o ningún costo y esfuerzo de TI.

Dispone de navegación de búsqueda con facetas, mayor relevancia y mucho más.

Search Server 2010 Express es un producto de nivel de entrada independiente. Se limita a un servidor de hasta 300.000 artículos. Carece de muchas de las capacidades de SharePoint Server, tales como la taxonomía y búsqueda de personas y experiencia, sin dejar de mencionar las capacidades de FAST. Pero puede ser suficiente opción para muchos departamentos que requieren una búsqueda sencilla.

Si usted tiene poco o ningún presupuesto y necesita una búsqueda inmediata y simple, utilícelo sin pensar. Es una implementación rápida, fácil de administrar y sin costo.

Siempre puede mejorar más tarde.

Search Server 2010

Microsoft Search Server 2010 (SMS) tiene la misma capacidad funcional de SEARCH SERVER 2010 EXPRESS, con escala de hasta 10 millones de artículos por servidor y 100 millones de artículos en un sistema que utiliza varios servidores.

No es gratis, pero el costo de la licencia por servidor es bajo.

Es una gran manera de evolucionar aplicaciones que se inician con SEARCH SERVER 2010 EXPRESS y crecer (como sucede con frecuencia).

Es una infraestructura de nivel producto independiente y carece de algunas capacidades que están disponibles en SharePoint Server 2010, como soporte para taxonomía, búsqueda de personas y de experiencia, etiquetado, y refinamiento de búsqueda mediante características sociales.

En la mayoría de los casos tiene más sentido usar SharePoint Server 2010.

SharePoint Server 2010

Microsoft SharePoint Server 2010 (SP) incluye una completa (OOB) solución en la intranet que proporciona una capacidad de búsqueda robusta.

Las nuevas capacidades incluyen ahora navegación facetada, de personas y experiencia, manejo fonético, etiquetado social, búsqueda social, sugerencias de consulta, edición directa en el navegador, y mucho más.

SharePoint Server 2010 ha mejorado notablemente la arquitectura de escalabilidad permitiendo crecer en volumen y rendimiento.

Es una gran opción para intranets, búsqueda de personas, y aplicaciones de búsqueda.

Se trata de una solución de búsqueda totalmente funcional que también es personalizable, extensible y se adapta a la mayoría de las organizaciones.

Ya no es la mejor opción de búsqueda que Sharepoint ofrece, ya que Fast se ha integrado a la plataforma.

FAST Search Server 2010 para SharePoint

Microsoft FAST Search Server 2010 for SharePoint (FS4SP) es un producto nuevo.

Se trata de una herramienta corporativa de gama alta, que proporciona una excelente experiencia de búsqueda OOB con flexibilidad para personalizarse para necesidades muy diversas a escala prácticamente ilimitada.

Es notablemente fácil de implementar y operar en comparación con otras ofertas de búsqueda de equivalente nivel y ofrece alta calidad de búsqueda, integrada con SharePoint.

FAST Search para SharePoint es esencialmente una combinación de búsqueda de SharePoint y FAST Search en una forma híbrida, además de varios nuevos elementos y capacidades.

Esto implica cambios en las API, administración y gestión. Pero las mayores diferencias se encuentran en la funcionalidad disponible: una experiencia de búsqueda visual y “contextual”, procesamiento avanzado de contenido, incluyendo extracción de metadatos, múltiples perfiles de relevancia, más opciones disponibles y más control de la experiencia de usuario, capacidades extremas de escala, etc.

FAST Search para SharePoint cumple los objetivos de SharePoint Server a mayor escala pero proporcionando una mayor capacidad mediante nuevas características (ejemplo: contexto de usuario.)

Especialmente adecuado para aplicaciones de búsqueda de alto valor.

Finalmente

No todos los beneficios de la búsqueda producen un ROI visible previamente pero la idea es que un mecanismo rico de búsqueda suele producir un aumento en las ventas, mejor performance de retención de clientes y ahorro de dinero por la mejora de productividad en los empleados mediante la mejor información encontrada más rápidamente.

Para no extender esta nota no me he referido a los elementos de interfaz de usuario en la búsqueda, que son muchos, muy prácticos, simples de usar y extensibles; para ello les sugiero visitar la interesantísima y completa reseña en http://msdn.microsoft.com/en-us/library/hh144966.aspx y la lista general de Web Parts de Laura Rogers en http://www.sharepoint911.com/blogs/laura/Lists/Posts/Post.aspx?List=676af157%2D7d96%2D4e15%2Da987%2D54b8a3e4d948&ID=44

Tampoco quise entrar demasiado en cuestiones de infraestructura cuyos diagramas (en inglés, muy interesantes todos) se encuentran en http://technet.microsoft.com/en-us/library/cc263199.aspx , especialmente “Search Technologies for SharePoint 2010 Products”, “Search Environment Planning for Microsoft SharePoint Server 2010”, “Search Architectures for Microsoft SharePoint Server 2010” y “Design Search Architectures for Microsoft SharePoint Server 2010”.

Por ahora entonces basta, pronto seguiré con mi próximo panorama: KIT de trabajo grupal.

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