SharePoint 2010 BCS en el Designer

En una implantación común de un portal de colaboración, como SharePoint, siempre llegamos al punto de necesitar conectar con algunos datos externos. Los usuarios progresan y se van adaptando a la nueva filosofía de trabajo, cargan documentos, utilizan los flujos de trabajo para mejorar la gestión de la información, emplean formularios para obtener información y al final necesitan poder conectarse a otros sistemas para tener toda la información accesible desde el portal.

SharePoint 2007 facilitaba esta situación mediante el uso de los Business Data Catalog (BDC). Estos catálogos eran ficheros XML que definían la relación entre SharePoint 2007 y  los datos externos, y se podían representar con Web Parts, en columnas dentro de una lista o mediante la búsqueda.

BDC nos creaba grandes dolores de cabeza. es muy difícil crear soluciones sin un buen diseñador. Otro problema era hacer que esos datos se pudieran actualizar, ya que la facilidad de BDC permite hacer conexiones de sólo lectura y parece que no se pensó para conexiones de actualización de los datos.

Business Connectivity Services (BCS), nuevo en SharePoint 2010, se centra en todas las conexiones posibles a nuestros datos. Mejora las capacidades de la plataforma de SharePoint con características out-of-box, servicios y herramientas que optimizan el desarrollo de soluciones con profunda integración de datos externos y servicios. Por ejemplo, en SharePoint 2010 es fácil crear un tipo de contenido externo con SharePoint Designer, crear una lista de externa en la interfaz de usuario y tener la lista sin conexión en Outlook como un conjunto de contactos y poder realizar actualizaciones en Outlook y que esos cambios se hagan efectivos en el sistema externo.

Para crear los BCS disponemos de dos herramientas de diseño, SharePoint Designer 2010 y Visual Studio 2010. SharePoint Designer permite a los usuarios avanzados crear soluciones BCS, incluyendo la capacidad para definir tipos de contenido externos y listas externas para crear soluciones simples. Visual Studio proporciona al desarrollador profesional la capacidad de crear soluciones avanzadas aprovechando este marco.

Tipos de Contenido Externo

Lo primero que tenemos que crear para enlazar a datos externos es un Tipo de Contenido Externo. Este lo podemos crear desde nuestro sitio de SharePoint o directamente desde SharePoint Designer.

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Por ejemplo, vamos a crear un BCS para conectar con los datos de los empleados de una aplicación de Recursos Humanos. Para ello creamos el External Content Type, le ponemos un nombre y seleccionamos el tipo de elemento que va a representar (en nuestro caso va a ser Contact, pero podría ser Generic List, Appoinment, Task o Post).

Ahora tenemos que enlazar este tipo de contenido externo con nuestro sistema externo, la aplicación de Recursos Humanos. Para conectarnos a estos sistemas tenemos tres opciones, .NET Type, SQL Server o WCF Service. Y creamos las operaciones que van a estar accesibles desde SharePoint.

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Para crear las operaciones tenemos un asistente que nos permitirá elegir que campos van a devolverse en las consultas, que campos se van a actualizar e incluso nos permite mapear los campos de la entidad externa a los campos del tipo de contenido que hemos elegido, en este caso es Contact.

Una vez creado el Tipo de Contenido Externo podemos crear una nueva lista externa y utilizarla para visualizar el contenido o actualizarlo desde nuestro SharePoint o incluso desde nuestro Outlook.

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Aunque BCS es una muy buena funcionalidad de SharePoint 2010, tendremos que ser cautos y probar bien la carga de trabajo con las conexiones externas para no encontrarnos con alguna sorpresa en nuestros servicios.

 

Saludos a todos…

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