Desafío
Teresa, una gerente de proyectos en una empresa líder en su sector, se enfrentaba a un reto importante: necesitaba obtener la aceptación formal y documentada de los gerentes de varias plantas para el inicio de un proyecto estratégico que tenía el potencial de generar 24 millones de ingresos anuales. Tradicionalmente, este proceso involucraba enviar correos electrónicos con las diapositivas del proyecto y esperar respuestas de cada persona involucrada, lo cual resultaba ser un proceso lento e ineficiente.
Solución
Para agilizar este proceso y asegurar una evidencia clara de la aceptación, Teresa decidió utilizar la funcionalidad de Aprobaciones de Microsoft Teams. Con esta herramienta, pudo crear una Solicitud de Aprobación Básica, facilitando la recolección de respuestas y consolidando la evidencia de aprobación en un solo lugar.
Implementación
- Creación de la Solicitud de Aprobación: Teresa elaboró una solicitud clara y concisa dentro de Teams. El cuerpo de la solicitud incluía los detalles del proyecto, la importancia del mismo, y la necesidad de asignar personal clave de cada planta para su desarrollo.
- Mensaje de Solicitud:
- Envío y Seguimiento: Teresa envió la solicitud a todos los gerentes involucrados directamente desde Microsoft Teams. Esto permitió que los destinatarios recibieran una notificación inmediata y pudieran responder en el mismo entorno de trabajo que utilizaban diariamente.
- Recolección de Aprobaciones: Cada gerente podía revisar la solicitud, adjuntar comentarios, y proporcionar los nombres de los representantes asignados directamente en el cuadro de comentarios. Las aprobaciones y comentarios se recopilaron automáticamente en un solo lugar, proporcionando una pista de auditoría clara y accesible.
Resultados
- Eficiencia Mejorada: Teresa logró recopilar todas las aprobaciones necesarias en un tiempo récord, evitando la espera habitual de las respuestas por correo electrónico.
- Transparencia y Trazabilidad: Todas las respuestas y aprobaciones quedaron documentadas en Teams, permitiendo una fácil referencia y auditoría en el futuro.
- Colaboración Facilitada: La integración de Teams permitió una comunicación fluida y una colaboración inmediata entre todos los involucrados, lo que aceleró el inicio del proyecto.
- Satisfacción del Equipo: Los gerentes apreciaron la simplicidad del proceso y la facilidad para proporcionar su aprobación y comentarios.
Conclusión
La decisión de Teresa de utilizar la funcionalidad de Aprobaciones en Microsoft Teams demostró ser un cambio estratégico que no solo mejoró la eficiencia del proceso de aprobación, sino que también facilitó una mayor colaboración y transparencia en la gestión del proyecto. Este éxito subraya el valor de las herramientas de Microsoft Teams para mejorar la gestión de proyectos y la comunicación en un entorno empresarial.