Desde el inicio, Office 365 se ha centrado en proveer de servicios que faciliten la comunicación, la colaboración y mejoren la productividad de los usuarios. De una forma integrada, disponemos de diferentes herramientas/servicios (Microsoft Teams, Office Groups, Yammer, SharePoint Online, OneDrive) con las que diferentes grupos de usuarios pueden trabajar sobre la información de un proyecto, del departamento o de un proceso de la compañía. Cada uno de los servicios ofrece diferentes experiencias de usuarios sobre funcionalidades similares, permitiendo a los administradores de IT u owners, elegir la forma de trabajar que más se adapte a cada escenario de la compañía.

En el white paper sobre “Herramientas de colaboración en Office 365”, analizábamos las características más destacadas de los diferentes servicios y el ámbito de uso al que iban dirigido. A la hora de decidir cuál era la mejor herramienta, veíamos que disponemos de diferentes opciones para hacer lo mismo, por lo que, para elegir la herramienta adecuada, tendremos que prestar atención en estos tres aspectos:

  • El grupo de personas al que va dirigido. Debemos pensar inicialmente el ámbito de las personas que utilizarán la herramienta, planteándonos cuestiones como: ¿los usuarios que lo utilizarán serán solo usuarios internos? o ¿también accederán a los contenidos usuarios externos?, ¿serán todos los usuarios miembros del mismo grupo o serán miembros de diferentes departamentos/áreas?, ¿los usuarios se conocen entre sí?, ¿la edad generacional de los usuarios puede influir en su entendimiento?
  • El modelo de colaboración y comunicación. La forma de colaborar es otro de los factores que debemos prestar atención, en el sentido de si existirá una definición de la estructura de información y seguridad o será los propios usuarios los que se auto-organicen. También influirá si la comunicación se centra en el email o por el contrario se basa en un modelo de conversación dinámico donde se destacan solo los mensajes importantes para el usuario. Debemos conocer también cómo percibe el usuario las notificaciones ante nuevos contenidos o actualizaciones.
  • El tipo de información que manejemos. No debemos olvidar el tipo de información o contenidos que manejarán los usuarios, es decir, debemos identificar si los contenidos son de trabajo o se manejan datos muy confidenciales o incluso si se deban aplicar directivas de retención.

 

Una vez tengamos claro estos aspectos, tendremos más claro el servicio de Office 365 que más se adapta. Pero ojo, debemos hacer este trabajo para los diferentes escenarios de la compañía, no todas las herramientas valen para todo. Es decir, que no usaremos una sola herramienta, sino que lo más seguro que tengamos que utilizar las diferentes herramientas de una forma integrada.

Para entender mejor las diferentes características y opciones podéis descargaros (sin registro) nuestro  white paper sobre Herramientas de colaboración en Office 365.