El Business Connectivity Services (BCS) de SharePoint 2010, aparte de permitirnos conectar datos externos (SQL Server, .NET, WCF) con nuestras listas (lo pudimos ver en los dos artículos sobre Designer y Visual Studio 2010), tiene la posibilidad de Conectarse con Outlook. Si!!, podemos conectar con nuestro Outlook un External Content Type y poder realizar modificaciones sobre los datos utilizando la infraestructura que SharePoint expone con BCS.
Por ejemplo, si nos hemos creado un External Content Type y en el diseñador le especificamos el Office Item Type a Contact, esto nos va a permitir mapear los campos a los definidos para un contacto en Outlook y además, nos permite visualizar y modificar aquellos campos que sean nuevos y no tenemos mapeados.
Cuando seleccionamos Conectar a Outlook en este tipo de lista, se genera una solicitud en SharePoint que crea un paquete VSTO para esta lista que se instala en nuestro Windows como un complemento de Outlook.
Una vez instalado el AddIn de Outlook, podemos abrir un elemento de contacto así como cualquier otro elemento de contacto en Outlook y las propiedades que se han mapeado aparecen en el sitio correspondiente dentro del formulario de contactos de Outlook. Y la información adicional aparece en el mismo formulario de contacto pero en una sección especial para esos campos, dándonos la opción de poder modificar esos datos al cache local de Outlook y así poder sincronizar los cambios con SharePoint, que se encarga de realiza la sincronización con el origen externo.
Esta opción nos permite conectar un origen externo, a través de SharePoint, con nuestro cliente de Outlook, e incluso, poder ver aquellos campos personalizados que no existen en el formulario estándar de Outlook. Esta característica nos facilita crear implementaciones y poder utilizar las herramientas que un usuario conoce y domina para poder hacer uso de la información disponible.
Pensemos en la posibilidad de conectar la información de Exchange o Active Directory con la aplicación de RRHH de la empresa y que los usuarios pueda visualizar a los empleados de la corporación desde los contactos de Outlook junto con la información pública de la aplicación de RRHH, como por ejemplo, Centro de Trabajo, Vacaciones, etc.
Saludos a todos…