SharePoint 2010. Gestión Documental

SharePoint 2007 tenía muchas capacidades dentro de la gestión de documentos. Las bibliotecas de documentos permitían a los usuarios hacer check-in/check-out, control de versiones, permisos a nivel de elemento de lista, procesos empresariales con flujos de trabajos, papelera de reciclaje, etc. Con SharePoint 2010 se han ampliado estas funcionalidades consiguiendo mejorar sustancialmente el producto. Vamos a hacer un recorrido por alguna de ellas.

Document ID

Todos los elementos de lista tienen una columna ID que es un autonumérico. Este ID es único a nivel de lista y no a nivel de colección de sitios. Document ID nos permite activar a nivel de colección de sitios la capacidad de identificar nuestros documentos con un ID único para esta colección. Con esta funcionalidad, se nos activa un servicio que nos permite obtener cualquier documento utilizando su ID, mediante la url (/DocIdRedir.aspx?ID=uniquedocid).

Cuando activamos la característica podemos configurar el identificador común para cada documento (esto nos permitirá tener ids de documentos únicos por cada colección de sitios) y el ámbito de búsqueda de los mismos.

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Ahora, cada vez que creemos o subamos un documento a una biblioteca de esta colección de sitios, automáticamente se le asigna un identificador único y es accesible a través de la página DocIdRedir.aspx.

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Document Sets

Los Document Sets, o conjuntos de documentos, son una característica que nos permite tener un tipo de contenido especial con la capacidad de agrupar diversos tipos de documentos en un conjunto.

Por ejemplo, para elaborar una oferta en una empresa se necesitan varios documentos, el word con la oferta, el excel con la hoja de costes, el project con la planificación, etc. Document Sets nos permite tener un tipo de contenido que cree estos documentos a partir de una plantilla específica y los mantenga agrupados y asociados mediante información común. Al permanecer agrupados, podemos aplicar flujos de trabajo al conjunto de documentos, control de versiones, etc.

Vamos a crearnos un nuevo tipo de contenido utilizando Document Sets. Lo primero que tenemos que hacer es activar la característica Conjunto de Documentos a nivel de colección de sitio.

A continuación, nos creamos una biblioteca de documentos y activamos la opción de administración de los tipos de contenido. Una vez que podemos administrar los tipos de contenido, agregamos el tipo de contenido Conjunto de documentos.

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Ahora tenemos en nuestra biblioteca un tipo de contenido de Document Sets, si vamos a la configuración del tipo de contenido, podemos seleccionar los documentos que van a formar parte del conjunto, las columnas compartidas, la página de bienvenida, etc.

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Rating, Tag/Notes

Sin necesidad de hacer un check-out de un documento, podemos clasificarlo, etiquetarlo o agregarle anotaciones. Para clasificarlo tenemos que activar la configuración en las opciones de la lista. Esto nos incluirá una nueva columna que, utilizando las estrellitas, nos permite clasificar el documento.

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Etiquetar y anotar añade una nueva funcionalidad de colaboración en nuestros documentos.

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Content Organizer

La organización de contenidos nos permite definir reglas basadas en los metadatos de los documentos. Cuando activamos la característica, se crea una biblioteca de documentos, llamada Biblioteca Temporal, que es la que se encarga de recibir los documentos y moverlos en función de las reglas definidas.

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En las Reglas del organizador de contenido podemos definir los filtros que se tienen que aplicar y la biblioteca de documentos de destino para los documentos que se suban a esta biblioteca. Estos filtros se basan en los tipos de contenido de los documentos y las propiedades que este tiene.

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Cuando cargamos un documento, nos advierte que, en función de las reglas definidas, será movido a otra biblioteca una vez que sean recopiladas todas las propiedades necesarias.

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Estas son algunas de las nuevas posibilidades que vienen para la gestión de documentos en SharePoint 2010. Junto con estas podemos incluir la nueva capacidad de gestión de metadatos, las Office Web Apps, la rediseñada funcionalidad de gestión de registros, etc.

Si ya con SharePoint 2007 las empresas podían mantener una muy buena gestión documental, con esta nueva versión se amplían las capacidades y seguimos teniendo uno de los mejores productos con muchas funcionalidades y capacidades.

 

Saludos a todos…

35 pensamientos en “SharePoint 2010. Gestión Documental”

  1. Muy interesante tú publicación, estoy construyendo una solución para gestión documental en Sharepoint quería saber si conoces algún mecanismo para consultar un documento en múltiples en diferentes librerías al mismo tiempo sin utilizar la propia busqueda a base de scopes de Sharepoint ya que los resultados de esta busqueda dependerian de cada cuanto se ejecuta el job de indexación

  2. Hola Diego,

    ¿Sin utilizar search?

    Tendrías que programarte un webpart que hiciera consultas sobre las librearías, por ejemplo, buscando el tipo de contenido documento. Aún así, no te serviría para buscar en el contenido de los documentos.

  3. Hola,

    soy novata en el sharepoint 2010, pero en la empresa en la que realizo practicas me han pedido que implemente un control documentario y es la primeera vez que utilizo este programa, segun lo que he leido si sepuede realizar, y no se como congfigurarlo para que quede con esas opciones.

    Agradecere tu ayuda.

  4. Hola Carol,
    ¿control documentario? ¿qué es lo que necesitas?

    En SharePoint hay muchas opciones que puedes utilizar (control de versiones, Organizador de Contenido, Record Manager), muchas ya vienen por defecto y las tienes que habilitar a nivel de biblioteca y otras son a nivel de site o site collection.

  5. Te refieres utilizando si Unique ID? No, para hacer eso tendrías que desarrollar una página de aplicación, como DocIdRedir.apsx, que leyero el Unique ID y abriera directamente el documento y no el formulario de visualización

  6. Hola
    Quisiera saber si el Sharepoint me sirve para la implementación de un sistema de gestión documental, sin necesidad de hacer un software para esto. ¿Con las funcionalidades de SharePoint pudo implementar un Sistema de Gestión de Documentos?.
    Gracias

  7. Hola Dayana,

    una de las capacidades de SharePoint es la Gestión Documental, no sólo por las características de este artículo sino también por otras funcionalidades como Workflows y otros.

  8. Hola,
    Estamos mirando diferentes herramientas de gestión documental en nuestra empresa, como documentum, alfresco y ésta última: sharepoint.
    ¿Qué diferencias existen?
    Muchas gracias

  9. Hola Pilar,
    diferencias hay muchas. Lo que te puedo decir a favor de SharePoint es que tiene más funcionalidades que las de un simple gestor documental.

    A nivel de gestor documental tienen más o menos las mismas capacidades y funcionalidades. Cosas a tener en cuenta:

    – Que otras funcionalidades te ofrecen
    – Lenguaje de programación
    – Extensibilidad (modelo de objetos de cliente, servicios web, REST)

  10. Saludos.
    Requerimos de la elaboracion de un doucmento por un equipo de personas en distintos lugares, como podemos dar el acceso corrurente pora elaborar un solo documento???
    Mil Gracias

  11. Hola Juan

    Esa opción la puedes tener con Office2010 o con Office Web Apps para SharePoint. Lo único es que todos los usuarios tienen que abrir el documento desde SharePoint

  12. Tengo una consulta:
    Actualmente tengo una estructura de directorios en un repositorio común, con una serie de permisos con los usuarios de active directory (users & groups). Podría hacer un repositorio “común” en Share Point? utilizando permisos? poder enviar mails a determinados usuarios cuando algún documento cambie? saber si un documento ha sido modificado y por quién? Podría publicar el sharepoint de manera q se pueda acceder desde fuera de mi red(Internet)?

    Saludos,
    Rodrigo!

  13. Hola Rodrigo

    por su puesto que si, SharePoint permite utilizar los usuarios y grupos de Active Directory para establecer permisos en sitios, biblioteca de documentos o listas y elementos (documentos, etc.)

    Los usuarios se pueden suscribir a Alertas en función de cambios en el contenido de las bibliotecas de documentos.

    SharePoint es una aplicación web que puede ser publicada y accedida desde un navegador web en cualquier equipo.

  14. Hola,
    En la empresa tienen en proyecto digitalizar una gran cantidad de documentos los cuales manejan varias versiones. La idea es tener un sistema de consulta y reporte con perfiles de usuario que pueda mostrar metadata asociada a cada documento, la metadata puede variar de un documento a otra en cuanto a forma y contenido. Piensan usar SharePoint 2010, es posible hacerlo con esta aplicación? se requiere algo adicional?

  15. Hola Javier,

    si, ese escenario es contemplado por SharePoint y no creo que requiera de ningún desarrollo. Lo importante es definir correctamente los tipos de contenido y los términos del almacén de términos.

  16. en la empresa donde estoy laborando hacen todo el trabajo contable con excel y ahora que hay un servidor con sharepoint 2010 mi pregunta es puedo hacer que resumenes personalizados tomando como origen de datos excel?

  17. Hola foryx

    Si, puede subir tus Excel a biblioteca de documentos y crear otros excel que como origen los utilicen o incluso utilizar WebParts que visualicen esos resúmenes.

  18. Hola;
    Tengo las siguientes consultas:

    Cómo incorporamos documentos externos. Es decir; documentos que recibimos de otras empresas?

    SharePoint requiere licenciamiento?

    Existen programas de capacitacion para usuarios administradores y/o usuarios finales?

    Gracias

  19. Hola

    En la empresa donde trabajo, se implementara Sharepoint 2010 para usarlo de gestor documental, mi preganta es la siguiente, ¿Coómo puedo subir al servidor de Sharepoint una carpeta contenedora de mucas otras carpetas sn que pierda la estructura actual? y de hacerlo, esto donde se almacena realmente cmo binario en el SQL o como apuntador a la carpeta?

  20. Hola Miguel,

    las bibliotecas de documentos tienen una vista explorador que permite copiar y pegar directamente desde el Windows Explorer. Todo el contenido en SharePoint se almacena en el SQL Server como binario, salvo que active el Remote Blob Storage que permite que el SQL Server almacena ciertos binarios en disco.

    Con respecto a las carpetas, te recomiendo que no hagas la subida completa en una única Biblioteca de documentos, sino que selectivamente intentes distribuir los documentos en bibliotecas y no en carpetas.

    Con respecto al RBS, con el SP1 tenemos un límite de 4TB por base de datos de contenido (con cierto mantenimiento), y es importante que los documentos indexables (word, pdf, excel) no estén en RBS, pero si que puedes plantearte poner en RBS los multimedia (video, audio, etc.)

  21. Hola Alberto, una pregunta, con sharepoint server 2010 o project 2010, ¿puedo hacer una agrupación de documentos de cada proyecto? es decir, una carpeta principal donde contenga, las listas, documentos, calendarios y a ser posible emails de outlook 2010 referentes a dicho proyectos? o a ser posible al menos agrupar enlaces que me lleven a los correspodientes elementos, donde se encuentra la herramienta con la cual hacerla, si fuera posible.? Gracias

  22. Pero no me sale la opción de Documents set, no sé si será por la traducción ( lo tengo en español). He visto el articulo “Enviar documentos” como dices que hay que agregar primero el tipo de contenido, lo cual, la opcion de vincular documento aparece pero no “Conjunto de Documentos” ( si esa fuera la traducción). Gracias y Felicidades por el blog

  23. Hola JC, en la configuración de tu colección de sitio, tienes que activar una característica llamada Conjunto de Documentos. Una vez que la actives tienes el tipo de contenido para usar el Documents Set.
    Esta característica no está en SharePoint Foundation.

  24. Otra pregunta, ¿ Sharepoint 2010 tiene algun soporte para clientes?, es decir si desde sharepoint server se pudiera exportar una página, creada en mi sitio, alguna información para que el cliente accediera desde fuera y ser administrada,dicha página, desde dentro del sitio. Gracias de nuevo

  25. Para que un cliente acceda desde fuera deberías de habilitar autenticación por formulario usando claims. Esto te permitiría tener usuarios de SharePoint usando Windows Authentication y una base de datos de usuarios y contraseñas para tus clientes, a no ser que con crearte un sitio de publicación y permitir acceso anónimo te valga.

  26. Saludos Alberto, queria preguntarte si dentro de un sitio de tipo de libreria de documentos es posible listar documentos pero no abrirlos, solamente verlos(requerimiento de la empresa), quisieria saber si es posible de alguna manera hacer esto, porque ya he intentado configurar los permisos y por defecto el permiso de visualizar el elemento esta ligado al permiso de abrirlo. Si sabes algun metodo o algun truco te lo agradeceria.

  27. Muchas gracias Alberto por su respuesta, ya he leido su post (geeks.ms/…/sharepoint-2010-evitar-que-un-usuario-pueda-ver-el-contenido-de-un-documento.aspx) y ha sido de gran valor. Lamentablemente en mi empresa se tiene sharepoint con autenticacion mediante FBA, por lo que el directorio activo no es usado, podria usted sugerirme alguna otra solucion o metodo para enfrentar este esecenario?

  28. Hola Alejandro,
    lo que se me ocurre es que le quites los permisos a los usuarios a la lista y desarrolles un web part con elevación de privilegios para que les muestres la información como quieres.

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