En el artículo Gestión Documental en SharePoint 2010 hacíamos un breve recorrido sobre las nuevas funcionalidades documentales, en este artículo hablaremos de dos características, Enviar a y Vincular un documento, que nos permite crear vínculos a documentos y evitar la duplicidad cuando necesitamos que un mismo archivo se encuentre en distintas bibliotecas de documentos o sitios.
Enviar a
Cuando seleccionamos un documento, en la pestaña Documentos de la Ribbon, tenemos la acción de Enviar a, con las siguientes opciones:
La opción de Centro de Registro (Record Center) la tenemos si hemos configurado un Centro de Registro en nuestra granja y Crear un área de documentos (Create Document Workspace) nos permite crear un sitio para colaborar con este documento. La opción que nos interesa hoy es Otra ubicación (Other Location), que es la que nos permite crear una copia vinculada de nuestro documento en otra ubicación, escribiendo la url y el nombre de destino.
La segunda opción que se nos plantea es la referente a la vinculación de los documentos. “El sistema puede solicitar que se actualice su copia cada vez que se proteja el documento. Usted también puede solicitar recibir notificaciones cuando cambie el documento mediante la creación de una alerta en el documento de origen.”
El usuario puede configurarse una alerta para recibir los cambios del documento origen y si seleccionamos Si, se le pedirá al autor del documento origen que envíe actualizaciones del documento a las copias cuando se hagan cambios.
Una vez que hemos enviado un documento, tenemos una opción para Administrar las copias y poder enviar actualizaciones a aquellos documentos que se configuraron para recibir actualizaciones del origen.
Vincular un documento
Si no deseamos tener copias y manejar las actualizaciones, podemos crear un Vínculo a un documento que es un tipo de contenido del sistema que nos permite crear un enlace a un documento existente.
Para esto tenemos que agregar el tipo de contenido a nuestra biblioteca de documentos y usar la opción del menú Nuevo documento de la Ribbon llamada Vínculo a un documento.
El vínculo aparece que un pequeño icono indicador de enlace o acceso directo y cuando accedemos a el nos redirige al origen.
Estas dos funcionalidades ayudan a los usuarios a mantener el contenido, evitando duplicidades o permitiéndolas pero de una manera controlada.
Saludos a todos…