SharePoint – SharePoint un gran aliado de su sistema de calidad.

SharePoint puede ayudarle a sistematizar sus procesos de gestión de calidad, y obviamente el sistema va mucho más allá del manual de calidad.


Tras haber implantado varios sistemas para la gestión de calidad usando SharePoint, permitirme unos, espero, buenos consejos.


Digo esto por que albergar el manual de calidad en formato Word en una biblioteca de documentos esta bien y puede ser un gran adelanto, si antes no se ha tenido otra cosa.


Estructura mínima del sitio de calidad.


• El manual de calidad así como los procedimientos e instrucciones se pueden mantener en páginas html dentro de una biblioteca de documentos versionada y darle un bonito formato así como usar las características del hipertexto para ir saltando desde un punto a otro del manual. 


• Esto puede mejorar si incluimos los diagramas de cada procedimiento que podemos exportar desde Visio sin mucho esfuerzo e integrarlos en nuestro site de calidad.


• Lista de todo el personal y los roles de cada uno dentro del sistema de calidad. Fichas de formación etc…


• Calendarios con las auditorias (Internas / Externas) e hitos importantes. Fechas previstas para las revisiones del sistema. Fechas de los planes de inspección y ensayo. Otras fechas


• Los formatos, plantillas que se usan para documentar el sistema pueden estar en una biblioteca de documentos que debería ser única y accesible a todo el mundo para poder recoger siempre la última versión de un formato.


• Las actas de las auditorias pueden guardarse en una lista o en una biblioteca de documentos, de acceso exclusivo a los miembros de comité de calidad.


• Listas con las acciones correctivas y preventivas. Estas listas pueden estar administradas (requieren aprobación) por los miembros del comité.


• Una lista con un glosario de términos usados en el manual de calidad.


• Un Foro, para discutir temas exclusivos de calidad.


Una vez que tenemos estructurado el sitio de calidad, es muy probable que necesitemos adaptar la estructura de nuestro portal a nuestros procesos, para ello podemos crear una serie de plantillas de sitios ya predefinidas que incluyan todo lo necesario.


Por ejemplo si trabajamos con Proyectos podríamos tener tres procesos principales identificados como: OFERTA, ENCARGO, ENTREGA. De manera que tendríamos una plantilla de sitio llamada Proyectos que entre otras cosas incluirá tres bibliotecas de documentos una para cada proceso.


Cada biblioteca de documentos tendría asociada la plantilla de documentación asociada al proceso que se encuentra en el sitio de calidad (podemos usar la URL).


Otras cosas importantes como:
 
• La trazabilidad, puede mantenerse mediante una lista (con su vista de calendario).
• Las personas involucradas, otra lista.
• Los temas tratados y pendientes.
• Las comunicaciones (biblioteca de documentos ó lista con archivos adjuntos)
• Lista de vínculos
• Un sin fin de Etcs



Con la flexibilidad que nos da sharepoint puede que usemos varios niveles, Clientes -> Proyectos -> SubProyectos. Con lo que podemos ir agregando el contenido de aquellas listas que contienen información relevante.


• Situación de los proyectos de un cliente.
• Temas pendientes.
• Futuras citas.
• Otro sin fin de Etcs


Para esto yo suelo usar mi webpart csegRollUp con el cual se puede agregar el contenido de los subsitios en un nivel superior. En especial un tema que muchas veces nos trae de cabeza cuando hablamos de los sistemas de calidad, que es, el asegurarse de que tenemos la documentación que debemos tener.


 

SharePoint – Cuando la papelera de reciclaje te salva la vida (en SPS 2003)

Hay cosas que pueden salvarte la vida y una papelera de reciclaje en SharePoint es algo imprescindible.


Por fín la han añadido en SharePoint 2007, pero todavía estamos usando la versión 2003.


Si señor, en días como el de hoy donde un usuario va y te borra el trabajo de meses una papelera de reciclaje no tiene precio. Si, claro que podría restaurar el Site desde la copia de seguridad, con lo que solo perdería parte de los datos que se han introducido hoy, pero la papelera de reciclaje estaba allí y se soluciono la crisis en unos minutos.



En su día opte por instalar el SharePoint Recycle Bin 1.0  de Joel Oleson, la verdad es que solo había un par de opciones donde elegir y esta me pareció sencilla, en la otra solución había que añadir una librería de eventos que después había que asociar a cada una de las bibliotecas de documentos.


Como yo tenía ya desplegado SharePoint, y el número de bibliotecas de documentos y de sitios era lo bastante grande como para pasar un par de días asociando comportamientos, opte por esta solución.


La solución del Joel consiste en un filtro ISAPI que intercepta las peticiones de eliminación de cualquier biblioteca de documentos y realiza una copia en una carpeta dentro del servidor a la que solo tiene acceso el administrador.


Como veis  tanto el  despliegue y la funcionalidad es magnifica.


Pero no es eso lo mejor. Lo mejor es que deja un log con los datos del usuario que borro el archivo


2006:06:26 09:49:08.242,SRVSP,http://srvsp/sites/pruebas/Shared Documents/1.xls,TESTDOMcsegura
2006:06:26 10:03:15.782,SRVSP,http://srvsp/sites/pruebas/Shared Documents/1.xls,TESTDOMcsegura


Por último las resoluciones de nombres de archivo las soluciona añadiendo al nombre la fecha y hora en que se borro el archivo.



En una palabra un añadido para SharePoint que todo administrador debe tener.

SharePoint – SEA MÁS PRODUCTIVO CON LAS HERRAMIENTAS DE MICROSOFT OFFICE SYSTEM Y SHAREPOINT

Luis Du Solier (Sharepoint MVP) ha publicado un magnifico documento que ayudará a muchos profesionales de las tecnologías de la información a conocer un poco mejor SharePoint.


Objetivos del documento
1. Dar a conocer las características principales de la herramienta de colaboración de Microsoft Office SharePoint.
2. Dar a conocer los distintos productos que componen las tecnologías de colaboración de SharePoint, sus diferencias y funcionalidades.
3. Presentar ejemplos descriptivos y gráficos que nos ayuden a entender mejor cómo se puede trabajar con la Suite de Microsoft Office y SharePoint.

Audiencia
Este documento está dirigido para toda la comunidad It Pro en general.

Propósito
Lograr aclarar dudas básicas que se tienen acerca de las capacidades del producto y para darlo a conocer.


Podeís descargarlo desde áquí

Gracias Luis por tan fantástica contribución.

A mi tampoco me gusta el UML aunque sea necesario… y deba usarlo.

(Esto empezó siendo un comentario a un post de Rodrigo)


En eso estamos…. Vamos que no me gusta el UML, que lo entiendo, lo comprendo y lo respeto, pero a mi no me gusta, que le vamos hacer. A ver si consigo explicarme …


Creo que UML es una buena herramienta y es necesaria, pero no es adecuada para todo tipo de proyectos, en especial para proyectos pequeños y medianos, supongo que es por eso por lo que Rodrigo dice que tiene “tendencia al mal uso”.


También pienso que UML requiere un nivel alto de experiencia, UML es un lenguaje y al igual que todos los lenguajes hay gente que los habla/escribe/entiende bien, muy bien, mal y regular. UML requiere mucha experiencia en el análisis de proyectos. Es como aquellos que creen que por usar el mejor editor de textos del mundo escribirán best-sellers mientras que el buen escritor escribirá bien a lápiz, boli o usando el notepad.


Yo creo que UML es para que los analistas modelen y los programadores programen, si se cambian o alteran los papeles el proyecto se convertirá en un desastre. ¿Se te ocurriría dejar a un arquitecto hacer un tabique ó lo que es peor a un albañil hacer un proyecto?


UML esta pensado para diseñar y documentar. UML debe ser como los planos de un edificio, en donde cada uno encontrará lo que busca, sin embargo creo que se olvida el hecho de que hay tres grandes cosas que documentar en un proyecto.


– El problema, la solución, y el código.
 
Y las tres están unidas por lo que un cambio en cualquiera de ellas, implicará un cambio en al menos una de las otras partes. Mantener toda esta documentación perfectamente sincronizada (es la única manera de que sirva de algo) supone un elevado esfuerzo.


UML propone una serie de diagramas y símbolos para documentar las tres fases, podrá estar limitado ó no, por lo que creo que cuando Rodrigo dice: “El error en este caso es que se nos olvida que significa la L de UML, Lenguaje. Y un lenguaje tiene como único cometido permitir la comunicación.”, “Seleccionar una serie de diagramas es como arrancar las páginas a partir de la J del diccionario de la RAE y obligar a que la gente solo use las palabras que quedan. Seleccionar diagramas concretos es limitar la capacidad de comunicación usando UML.”


De este modo da por hecho el cualquier analista con conocimientos de UML, entenderá el UML, de otro modo si cada uno hace lo que le da la gana, usa los diagramas que más le gusten con su simbología personalizada estaría por el contrario impidiendo la comunicación de igual forma.


Para que dos o más personas se entiendan necesitan establecer un lenguaje común que ha de estar formado por un conjunto de símbolos (alfabeto). Esto es lo que propone UML.


Tú puedes diseñar una solución a un problema y documentarla usando UML yo puedo entenderla usando mis conocimientos de UML, sin necesidad de mirar y entender el código. Piensa que puede estar programada en Berzotas.Net del cual yo no tengo ni idea.


En cuanto a la documentación, UML puede que no sea la panacea para documentar el código, pero ayudará a identificar cada uno de los sistemas de nuestro aplicativo y como interactúan entre ellos. Obviamente a los programadores nos gusta más (también por que lo hemos hecho así durante mucho tiempo) ver otra case de documentación.


Con lo expuesto, coincido plenamente con lo que dice Rodrigo acerca que solo es un lenguaje, que es muy fácil usarlo mal, exige mucho esfuerzo de aprendizaje, que no proporciona muchas ventajas salvo en proyectos grandes o complejos.

SharePoint – Sharepoint designer workflows

Hoy he estado probando el diseñador de Workflows que trae el nuevo Microsoft Office SharePoint Designer, y me he quedado asombrado, de la facilidad de uso y de la gran cantidad de cosas que se pueden hacer con el. Para hacer unas pruebillas he creado un sencillísimo flujo de trabajo, consistente en crear un anuncio en una lista de anuncios cuando se introduce una tarea y eliminarlo cuando una tarea se completa.


Abrimos nuestro sitio con el SharePoint Designer (SD), una vez cargado, nuevo contenido de SharePoint y Flujo de Trabajo.



Un asistente nos ayudará en la tarea, le indicamos el nombre que tendrá este flujo de trabajo y sobre que lista o biblioteca de documentos actuará. También debemos indicarle como se va ha iniciar este flujo de trabajo.



Si se indica “Permitir que este flujo de trabajo se inicie manualmente desde un elemento” podremos iniciar el flujo de trabajo  estemos en sharepoint viendo un elemento de la lista a la cual esta asociado el flujo de trabajo, en este caso la lista de tareas, mediante un botón nuevo que nos permitirá examinar el estado de los flujos de trabajo. Lo veremos después.   


Usando el asistente disponemos de un botón “Comprobar flujo de trabajo” con el cual podemos comprobar la coherencia de nuestro flujo de trabajo y nos indicará si existen o no errores en el diseño.


También podemos asociar al flujo de trabajo unos parámetros internos (Inicio…) con datos sobre el estado del flujo, así como las variables que deseemos que internamente mantendrá nuestro flujo de trabajo, en el ejemplo que he realizado, el ID del anuncio creado, se guarda en una variable interna del flujo de trabajo para posteriormente poder eliminar el anuncio que se corresponde con ese ID.


Una vez completados el titulo, la lista y el modo de iniciarse, especificaremos los pasos de los que consta nuestro flujo de trabajo.



Cada paso se puede iniciar si se desea con una condición, de manera que podríamos iniciarlo solo cuando algún campo del elemento de la lista con el que estamos trabajando cumple dicha condición. Por cada condición especificaremos también las acciones que se llevarán a cabo

En mi ejemplo, no se requiere de ninguna condición especifica para que las acciones se lleven acabo, el simple hecho de crear un elemento iniciará el flujo de trabajo. Las acciones ha realizar serán las de crear una nueva entrada en la lista de anuncios, almacenar el ID del elemento creado en una variable interna del flujo de trabajo, el flujo permanecerá entonces activo hasta que el estado del elemento sea completado, en cuyo caso el flujo terminará eliminando la entrada creada anteriormente usando el ID guardado.



Una vez completado podemos comprobar que todo esta correcto y guardarlo en nuestro sitio. Podemos crear tantos flujos de trabajo como deseemos dentro de un sitio incluso podemos encadenar unos con otros.



La proxima vez que entremos en nuestro sitio el flujo de trabajo estará activo.


    


Podemos comprobar el estado del flujo de trabajo mediante el botón de “Workflows” del que hablabamos antes




También existen una serie de informes acerca de como se están desarrollando los flujos de trabajo. Si puedo los postearé mañana. Finalmente solo decir que estoy impresionado con la facilidad que ofrece el asistente que sin lugar a dudas cumplirá las espectativas. Por lo menos las mías ya que personalmente creía que los workflows habría que programarlos usando WinFX y el SDK del Workflow foundation, el cual llevaba ya algún tiempo mirando.