Microsoft Office Web Apps

Las Microsoft Office Web Apps son el recurso complementario para aplicaciones de Word, Excel, PowerPoint y OneNote que permiten que los usuarios tengan acceso a documentos desde cualquier lugar. De todas ellas, la funcionalidad que me parece más interesante es PowerPoint Web App. Ésta característica, nueva en Microsoft Office 2010, permite difundir una presentación de diapositivas de PowerPoint 2010 a espectadores remotos en un explorador web o en un servidor SharePoint. Pero la pregunta es ¿y como hacemos esto?

A continuación vamos a ver que es muy sencillo realizar una publicación de este tipo. Para ello abrimos Power Point 2010,  y dentro de la pestaña Presentación con diapositivas seleccionamos la opción Difundir presentación de diapositivas.

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Si hacemos clic en este botón vemos que inicialmente esta definido el PowerPoint Broadcast Service como predeterminado, pero que existe la opción de cambiar el servicio de difusión.

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Los servicios de difusión entre los que podemos elegir son:

– Difusión en un explorador web (predefinido)

– Difusión en un sitio SharePoint

El primero de los casos es el más simple, ya que es similar al que se viene utilizando hasta ahora en los webcasts. Se genera una Url de difusión a través de la cual los asistentes pueden acceder a la presentación de manera remota. Este servicio no necesita ningún tipo de configuración específica, pero lo que si es necesario es tener una cuenta de Windows Live ID para poder emitir. Al conectarnos a este servicio, mediante la opción Iniciar difusión, se nos pedirá introducir el usuario y contraseña de nuestra cuenta.

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Una vez conectados, vemos que se genera la Url correspondiente, que será la que enviaremos a los asistentes a nuestra presentación para que pueden acceder a ella. Por último, sólo nos falta pulsar en Iniciar presentación con diapositivas.

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En el segundo de los casos, si que es necesario realizar una configuración previa para poder emitir nuestras presentaciones desde un entorno SharePoint. Para ello vamos a ver los pasos necesarios que hay que realizar.

  • Instalar Office Web Apps mediante la ejecución del programa de instalación (WCSetup.exe). 
  • Activar los servicios de Office Web Apps en la central de administración, en caso de que no estén activados:
    • Para ello abrimos la Central de Administración> Asistentes de configuración e iniciamos el asistente de configuración del conjunto de servidores. Vamos siguiéndolo hasta llegar a la última pantalla en la que están los servicios, y donde podemos ver su estado y activarlos.

 

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  • A continuación debemos crear una colección sitios de publicación de Power Point . Para ello vamos a Crear colección de sitios. Seleccionamos una aplicación web, que en nuestro caso es http://sharepoint2010:500/sitios/, y utilizamos una plantilla de sitio, que llamaremos Presentaciones, de tipo Enterprise > Sitio de difusión de PowerPoint

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Una vez que ya tenemos el sitio SharePoint listo para difundir presentaciones Power Point, lo que tenemos que hacer es iniciar la difusión desde la propia aplicación cliente, al igual que en el caso anterior,  pero esta vez seleccionamos la opción Cambiar servicio de difusión > Agregar nuevo servicio donde deberemos indicar la url de nuestro sitio de presentaciones, y el usuario con permisos para la difusión(en nuestro caso el administrador). De forma que obtendremos la url especifica de nuestro sitio donde se va a emitir la presentación.

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Además de esta forma podremos definir los usuarios que van a tener acceso a estas presentaciones. Si entramos a la zona de personas y grupos vemos que por defecto ya hay definidos 4 grupos con distintos permisos:

– Administradores de difusión

– Moderadores de la difusión

– Asistentes a la difusión

– Usuarios con acceso al contenido de la difusión

Por último decir que las Office Web Apps se van a integrar en SkyDrive. Esto quiere decir que si tenemos un documento de Office en la nube, podremos abrir y editarlo online, sin necesidad de descargarlo.

En resumen, este tipo de aplicaciones, aportan gran potencia a nuestras organizaciones. ya que permiten compartir y acceder a recursos de manera remota eliminando de esta manera limites de comunicación y publicación, entre otros.