Office 365. Reserva de salas y recursos

En Office 365 existen dos opciones para gestionar la reserva de salas y recursos, utilizando un calendario para agendar y controlar la utilización de los mismos, usando un calendario de recursos de SharePoint Online o utilizando un Buzón de sala en Exchange Online.

Si abrimos la administración de Exchange Online, nos permite crear, en Usuarios y grupos, un Buzón de Sala. Con este tipo de buzón, podemos delegar la aceptación de solicitudes de reserva.

Office365_Exchange_room_1

Administrando el buzón, nos permite configurar lo siguiente:

  • Número máximo de días de antelación con el que se pueden reservar recursos
  • El tiempo máximo de duración de la reunión
  • Si queremos permitir reuniones recurrentes
  • Resolución de conflictos
  • Permisos de programación

Office365_Exchange_room_2

Una vez que tenemos el buzón configurado, los usuarios pueden utilizar el Outlook para realizar las reservas y localizar una sala disponible o ver el estado de las mismas, una de las diferencias que nos encontramos con la otra opción de SharePoint Online que no permite la gestión desde Outlook.

Office365_Exchange_room_3

Utilicemos una de las dos opciones, es muy sencillo gestionar nuestros recursos y conocer la disponibilidad de los mismos, si bien la opción de Exchange Online nos permite reservar directamente desde Outlook, la opción de SharePoint Online no necesita que se tenga Office instalado, ya que se gestiona a través de la web de SharePoint. ¿Cuál escoger?

 

Saludos a todos…

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