Upate Rollup 2 de Microsoft CRM 3.0

El Update Rollup 2 de Microsoft CRM ha sido publicado.  Los enlaces:

Artículo de la KB: Update Rollup 2 for Microsoft Dynamics CRM 3.0

Descarga de Instaladores

Cosas Importantes a tener en cuenta antes de instalar el Update Rollup 2

Realizar primero una copia de seguridad de las BBDD de Microsoft CRM. Una vez instalado el Update Rollup 2 no puede ser desinstalado.

Cuidado con los ficheros de exportación de personalizaciones. Al instalar el Update Rollup se producirá un cambio de versión en la aplicación, con lo que los ficheros de personalizaciones que se exporten a partir de ese momento no serán compatibles con instalaciones de CRM que no dispongan del Update Rollup. Lo mismo pasa al querer importar ficheros de personalización procedentes de un CRM sin Update Rollup a otro que lo tenga.

Este Update Rollup supone una nueva línea base de código. A partir de ahora todos los hotfixes que se publiquen tendrán como pre-requisito el tener instalado el Update Rollup 2.

Además, el Update Rollup 2 incluye todas las actualizaciones que se encontraban en el Update Rollup 1. Por lo que en una nueva instalaciónd de Microsoft CRM 3.0 bastará con aplicar el Update Rollup 2.

El Update Rollup 2 no incluye la versión del cliente con compatibilidad con Outlook 2007 y Vista. Sin embargo, si que contiene actualizaciones para el paquete de compatibilidad con Outlook 2007 y Vista, que se aplicarán si tenemos instalada esta versión. Por lo tanto, si planeamos utilizar Outlook 2007 y/o Windows Vista y queremos tener aplicado el Update Rollup 2 es necesario tener instalado la Actualización de Compatibilidad previamente a instalar el Update Rollup 2 en los clientes.

Por último, mencionar que hay ciertos hotfix que requieren de configuración manual igual que ocurría con el Update Rollup 1. Hay mucha más información en el artículo de la KB sobre el Update Rollup 2.

Un saludo

¿Cúando empezaremos a saber más sobre CRM 4.0 "Titan"?

Pues la respuesta es pronto. Ayer Philip Richardson  (Program Manager) hacía una pequeña reflexión sobre la trayectoría del blog del equipo del CRM, sobre algunos fallos que han cometido y sobre que harán en el futuro. En este sentido comentaba que el equipo está pensando en hacer un cambio de estrategia y empezar a comentar nuevas características de CRM 4.0 “Titan”.


Además en el mismo post Philip pedía feedback sobre lo que nos gustaría ver publicado en el blog del equipo. Así que si tenéis una sugerencia no dudéis en dejarle un comentario, estoy seguro que lo tendrán en cuenta.


Bueno, espero que empiezen pronto a contar cosillas,  mientras siga bajo acuerdos de confidencialidad no se puede contar nada.  Habrá que permanecer atentos al blog del equipo, además es probable que pronto haya novedades sobre el Update Rollup 2 de CRM 3.0.


Un saludo

Mailings desde el cliente web de Microsft CRM

La semana pasada veíamos las posibilidades que nos ofrecía Microsoft CRM para realizar mailings (combinaciones de correspondencia) utilizando el cliente Outlook. Hoy vamos a centrarnos en cómo conseguir hacer combinaciones de correspondencia, es decir generar documentos utilizando el Cliente Web.


La verdad es que el proceso es bastante similar al que seguíamos en el Cliente Outlook. La principal diferencia está en el trabajo extra que vamos a tener que hacer para conseguir obtener los datos para realizar el proceso de combinación de correspondencia en Word.

Lo primero que tenemos que hacer es seleccionar el/los registro/s a los que vamos a enviarles una carta. Para ello podemos utilizar cualquiera de las vistas de cuentas, contactos o clientes potenciales; o utilizar una búsqueda avanzada sobre alguna de estas entidades.

Una vez que tengamos seleccionada la vista pulsaremos en exportar a Excel, y podremos utilizar la opción exportar a hoja de datos estática o a hoja dinámica. En principio nos vale cualquiera de las dos, sin embargo es más recomendable utilizar la segunda opción ya que nos permitirá seleccionar las campos que queremos incluir en la hoja Excel, independientemente de que estos no esté visibles en la vista que estamos exportando.


Además, como nuestro objetivo en este caso es realizar una generación de correspondencia para el envío a nuestros clientes. Esta funcionalidad de “Editar Columnas” nos permitirá incluir los campos relacionados con la dirección postal, lo cual seguramente no estarán visibles en el Grid.


Una vez que hayamos realizado este paso, en el navegador nos aparecerá un diálogo de descarga del fichero Excel con los datos, y en el caso dinámico con la consulta para actualizar esos datos. Lo guardamos en algún lugar de nuestro disco, y nos vamos a Microsoft Office Word.

Ahora en Microsoft Office Word vamos al menú de herramientas y seleccionamos la opción de combinación de correspondencia (versión 2003) o al ribbon de Mailing (en 2007). Ahí tenemos la opción para iniciar un nuevo asistente para combinación de correspondencia. En el tercer paso de este asistente tendremos la opción para seleccionar el origen de datos a combinar, ahí pulsaremos “browse” y seleccionaremos la hoja Excel que habíamos guardado en el paso anterior. 

Una vez hecho esto ya tendremos disponible en Word el conjunto de datos a utilizar, aunque puede que se nos pregunte si queremos refrescar los datos con los últimos disponibles en el CRM. Además en word podremos filtrar la lista de registros que queremos utilizar.

Como veis, el proceso para combinar correspondencia no es que sea demasiado complejo, sólo requiere del paso intermedio por la hoja Excel. Sin embargo tenemos dos grandes inconvenientes:


  • El principal es que Microsoft CRM no hará el registro automático de las actividades de envío de correo como sucedía en el cliente Outlook.
  • Y otro es el relacionado con el no poder seleccionar sólo unos pocos registros en un grid de Microsoft CRM. Aunque en la combinación de correspondencia en Word podrías realizar este paso.

Bueno, espero que esto os resulte de alguna utilidad. Próximamente seguiremos viendo las posibilidades que tenemos para imprimir documentos de ofertas y algunas otras cosillas interesantes.

Un saludo

Imprimir Documentos en Microsoft CRM

En los foros ya he visto varias veces preguntas relacionadas con cómo conseguir generar un documento de oferta para un cliente, hacer un mailing y similares. Así que me he decido a hacer una pequeña serie de post que traten el tema. El objetivo es tratar estos temas, aunque se acepta sugerencias:

  • Hacer Mailings desde el Cliente Outlook
  • Hacer Mailings desde el Cliente Web
  • Como podemos imprimir documentos de Ofertas/Presupuestos y otros
  • Utilizar el add-in de Business Data Lookup (mi favorito)

En el primero vamos como podemos aprovechar la integración con Microsoft Office Outlook y Microsoft Office Word para conseguir generar cartas y etiquetas para campañas de marketing a nuestros clientes, ya sean: cuentas, contactos o clientes potenciales.

Hacer un Mailing a Clientes desde el Cliente Outlook

Nota: Esto sólo es válido desde el Cliente Outlook

Esta es una de las funcionalidades que más me gusta de Microsoft CRM dado la relativa sencillez con la que nos permite generar correspondencia para nuestros clientes. Además de que al hacerlo mediante esta opción Microsoft CRM se encargará de crear el correspondiente registro de actividad en nuestros contactos, cuentas o clientes potenciales.

Lo primero que tenemos que hacer es decidir a qué clientes vamos a enviar las cartas. Aquí tenemos varias opciones dependiendo se si vamos a utilizar campañas express o simplemente seleccionar registros. Vamos a verlas.

Opción 1 – Mediante menú combinación de Correspondencia

Seleccionar directamente uno varios cuentas/contactos/clientes potenciales en un grid de Microsoft CRM, incluso podemos seleccionar todos los registros del grid (checkbox en la esquina superior izda).  Y luego seleccionar el menú “Más Acciones…” del grid y pulsar sobre combinación de correspondencia.

Al hacer esto nos aparecerá un diálogo en el que podremos seleccionar el tipo de combinación de correspondencia que queremos utilizar.

  • La primera opción nos permite crear una carta utilizando una plantilla de Word que ya tengamos creada. Esto es muy útil para agilizar este tipo de tareas.
  • La segunda opción nos permite crear una combinación de correspondencia que se enviará como correo electrónico, utilizando una plantilla como en el caso anterior. Esto nos permite utilizar Word como editor de correo electrónico.
  • La tercera nos permite crear una carta empezando en un documento en blanco, donde añadiremos los textos que necesitemos y los campos de los registros del CRM que queramos utilizar.
  • La cuarta realiza la misma funcionalidad que la anterior, sólo que el resultado se enviará mediante correo electrónico como en la segunda opción.
  • Las opciones quinta y sexta no necesitan mucha explicación. Nos permitira crear etiquetas y sobres para los registros seleccionada.
  • Finalmente, la última opción nos permite crear una combinación de correspondencia a partir de un documento existente, al que añadiremos los campos de los registro de CRM que queramos utilizar para personalizar el documento.

Una vez terminemos la combinación, imprimiendo las cartas o enviando los emails, Microsoft CRM creará la correspondiente actividad en los registros utilizados. Aunque no adjuntará a la actividad el email o el documento creado.

Opción 2 – Mediante Campañas de Marketing

Para combinar correspondencia podemos utilizar la funcionalidad de Campañas Express. Podemos seleccionar una lista de marketing y lanzar una campaña express que consista en una actividad de correo mediante combinación de correspondencia. O también podemos utilizar una vista, o realizar una búsqueda avanzada y desde ahí pulsar el botón del grid “Crear Campaña Express”.

En el asistente de creación de Campaña Express se nos preguntará qué tipo de actividad queremos utilizar. Ahí seleccionamos Carta mediante Combinación de Correspondencia. Fijaos que también existe la opción de crear Faxes (que si disponemos de Small Business podrán enviarse automáticamente), aunque las opciones de correo electrónico que aparecían antes no están disponibles para Campañas.

En el siguiente paso se nos pedirá que elijamos alguna de las formas de combinar correspondencia tal y como se muestra en la imagen.

  • La primera opción nos permitirá abrir un documento que ya tengamos creado, para que luego mediante la funcionalidad de combinar correspondencia de Word, ir añadiendo los campos que nos interesen de los registros seleccionados (los campos serán todos los disponibles en Cuentas, Contactos y Clientes Potenciales).
  • La segunda opción nos dejará empezar desde cero en un documento en blanco, donde podremos ir añadiendo el texto que necesitemos así como los campos procedentes de los registros del CRM.
  • Y la tercera opción es para mi gusto una de las mejores. Ya que nos permite tener una plantilla con todo ya preparado y utilizarla para hacer la combinación de correspondencia.

Una vez seleccionemos una de las tres opciones se nos abrirá Microsoft Word y podremos empezar a preparar la combinación de correspondencia mediante el asistente de Word.

Una vez terminemos e imprimamos las cartas, podremos volver al CRM y ver como en las cuentas/contactos/clientes potenciales seleccionados aparece creada la actividad de envío de carta indicando, si el caso, la plantilla utilizada. La única “pega” que puede tener esto es la misma de antes, que no permite guardar como adjunto a la actividad el documento de Word.

Bueno espero que esto os sirva de algo, aunque estoy seguro de que la mayoría ya conocíais estas capacidades 😉

En el próximo post veremos cómo hacer “algo parecido” desde el cliente web. Aunque ya os adelanto que no es ni igual de sencillo, ni permite obtener la misma funcionalidad.

Un saludo