Imprimir Documentos en Microsoft CRM

En los foros ya he visto varias veces preguntas relacionadas con cómo conseguir generar un documento de oferta para un cliente, hacer un mailing y similares. Así que me he decido a hacer una pequeña serie de post que traten el tema. El objetivo es tratar estos temas, aunque se acepta sugerencias:

  • Hacer Mailings desde el Cliente Outlook
  • Hacer Mailings desde el Cliente Web
  • Como podemos imprimir documentos de Ofertas/Presupuestos y otros
  • Utilizar el add-in de Business Data Lookup (mi favorito)

En el primero vamos como podemos aprovechar la integración con Microsoft Office Outlook y Microsoft Office Word para conseguir generar cartas y etiquetas para campañas de marketing a nuestros clientes, ya sean: cuentas, contactos o clientes potenciales.

Hacer un Mailing a Clientes desde el Cliente Outlook

Nota: Esto sólo es válido desde el Cliente Outlook

Esta es una de las funcionalidades que más me gusta de Microsoft CRM dado la relativa sencillez con la que nos permite generar correspondencia para nuestros clientes. Además de que al hacerlo mediante esta opción Microsoft CRM se encargará de crear el correspondiente registro de actividad en nuestros contactos, cuentas o clientes potenciales.

Lo primero que tenemos que hacer es decidir a qué clientes vamos a enviar las cartas. Aquí tenemos varias opciones dependiendo se si vamos a utilizar campañas express o simplemente seleccionar registros. Vamos a verlas.

Opción 1 – Mediante menú combinación de Correspondencia

Seleccionar directamente uno varios cuentas/contactos/clientes potenciales en un grid de Microsoft CRM, incluso podemos seleccionar todos los registros del grid (checkbox en la esquina superior izda).  Y luego seleccionar el menú “Más Acciones…” del grid y pulsar sobre combinación de correspondencia.

Al hacer esto nos aparecerá un diálogo en el que podremos seleccionar el tipo de combinación de correspondencia que queremos utilizar.

  • La primera opción nos permite crear una carta utilizando una plantilla de Word que ya tengamos creada. Esto es muy útil para agilizar este tipo de tareas.
  • La segunda opción nos permite crear una combinación de correspondencia que se enviará como correo electrónico, utilizando una plantilla como en el caso anterior. Esto nos permite utilizar Word como editor de correo electrónico.
  • La tercera nos permite crear una carta empezando en un documento en blanco, donde añadiremos los textos que necesitemos y los campos de los registros del CRM que queramos utilizar.
  • La cuarta realiza la misma funcionalidad que la anterior, sólo que el resultado se enviará mediante correo electrónico como en la segunda opción.
  • Las opciones quinta y sexta no necesitan mucha explicación. Nos permitira crear etiquetas y sobres para los registros seleccionada.
  • Finalmente, la última opción nos permite crear una combinación de correspondencia a partir de un documento existente, al que añadiremos los campos de los registro de CRM que queramos utilizar para personalizar el documento.

Una vez terminemos la combinación, imprimiendo las cartas o enviando los emails, Microsoft CRM creará la correspondiente actividad en los registros utilizados. Aunque no adjuntará a la actividad el email o el documento creado.

Opción 2 – Mediante Campañas de Marketing

Para combinar correspondencia podemos utilizar la funcionalidad de Campañas Express. Podemos seleccionar una lista de marketing y lanzar una campaña express que consista en una actividad de correo mediante combinación de correspondencia. O también podemos utilizar una vista, o realizar una búsqueda avanzada y desde ahí pulsar el botón del grid “Crear Campaña Express”.

En el asistente de creación de Campaña Express se nos preguntará qué tipo de actividad queremos utilizar. Ahí seleccionamos Carta mediante Combinación de Correspondencia. Fijaos que también existe la opción de crear Faxes (que si disponemos de Small Business podrán enviarse automáticamente), aunque las opciones de correo electrónico que aparecían antes no están disponibles para Campañas.

En el siguiente paso se nos pedirá que elijamos alguna de las formas de combinar correspondencia tal y como se muestra en la imagen.

  • La primera opción nos permitirá abrir un documento que ya tengamos creado, para que luego mediante la funcionalidad de combinar correspondencia de Word, ir añadiendo los campos que nos interesen de los registros seleccionados (los campos serán todos los disponibles en Cuentas, Contactos y Clientes Potenciales).
  • La segunda opción nos dejará empezar desde cero en un documento en blanco, donde podremos ir añadiendo el texto que necesitemos así como los campos procedentes de los registros del CRM.
  • Y la tercera opción es para mi gusto una de las mejores. Ya que nos permite tener una plantilla con todo ya preparado y utilizarla para hacer la combinación de correspondencia.

Una vez seleccionemos una de las tres opciones se nos abrirá Microsoft Word y podremos empezar a preparar la combinación de correspondencia mediante el asistente de Word.

Una vez terminemos e imprimamos las cartas, podremos volver al CRM y ver como en las cuentas/contactos/clientes potenciales seleccionados aparece creada la actividad de envío de carta indicando, si el caso, la plantilla utilizada. La única “pega” que puede tener esto es la misma de antes, que no permite guardar como adjunto a la actividad el documento de Word.

Bueno espero que esto os sirva de algo, aunque estoy seguro de que la mayoría ya conocíais estas capacidades 😉

En el próximo post veremos cómo hacer “algo parecido” desde el cliente web. Aunque ya os adelanto que no es ni igual de sencillo, ni permite obtener la misma funcionalidad.

Un saludo

2 comentarios en “Imprimir Documentos en Microsoft CRM”

  1. Caramba ! este blog es un gran descubrimiento para mi, voy a venir a menudo …
    Precisamente estaba intentando imprimir ofertas y no consigo avanzar en nada, así que voy a esperar tus textos. De todas manera, es una lástima que estos temas no sean parte del soporte mínimo de MS,…

  2. Somos una empresa de servicios y hemos tropicalizado nuestro CRM al maximo con workflows, pero necesitamos un experto en codificacion para hacer worklows mas avanzados y cutomizaciones mas personalisadas.
    mi correo es alopez@shore.com.mx
    Gracias.

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