Small Business o no Small Business… esa es la cuestión


En el pasado MVP Summit tuve la oportunidad de intercambiar impresiones con algunos MVPs de CRM de Estados Unidos, y una de las que mayor sorpresa me causo fué la de que comentasen que para ellos era muy común realizar implantaciones de Microsoft CRM sobre Windows Small Business Server 2003. De hecho había alguno que comentaba que nunca había implementado Microsoft CRM en un empresa sobre otra cosa que no fuese Small Business.


No sé como está la cosa por el resto de Europa y América, pero la verdad es que en España es bastante difícil encontrarse empresas que dispongan de una infraestructura Small Business (o por lo menos deben estar escondidas 😉 ). Y no por que no sea adecuada, ya que estoy seguro de hay muchas empresas pequeñas y medianas que en vez de utilizar servidores con Windows SBS utilizan infraestructuras con Windows Server Std, aunque no necesiten funcionalidades no disponibles en Small Business.

Pero, antes de continuar discutiendo sobre esto conviene aclarar las “limitaciones” que presenta un Windows Small Business Server, que son principalmente:


  • Máximo de 75 usuarios simultáneos.
  • 1 único Dominio. Y no puede haber relaciones de confianza con otros.
  • Terminal Server. No es posible utilizar esta funcionalidad sobre SBS.
  • 2 procesadores (si hay más no se utilizan) y 4 GB de Ram cómo máximo.

Sin embargo no todo son limitaciones. Esta edición también presenta algunas ventajas interesantes con respecto a su hermana mayor:


  • Servidor de fax. Si disponemos de un modem en el servidor con Windows SBS, tendremos un completo servidor de fax capaz de recibir, y almacenar faxes electrónicamente.
  • Gestión simplificada. Las tareas de gestión y backup del servidor se simplifican gracias a los asistentes disponibles.
  • Abaratamiento de costes. Es posible adquirir la edición Premium que incluye licencias de SQL Server, ISA y Exchange por un precio menor al que cuestan por separado, siempre que se desplieguen sobre el mismo servidor SBS.
  • Las licencias de Microsoft CRM cuestan la MITAD e incluyen más funcionalidad al poder integrarse Microsoft CRM con el servidor de fax.

No soy un especialista en SBS, pero me parece que las ventajas están más que claras para las pequeñas y no tan pequeñas empresas. Como muestra, he probado a buscar precio en la página de Dell para un servidor decente que incluya la licencia de Windows Small Business Premium junto con 5 CALs, y la verdad es que gastándonos entre 4.000 y 6.000 € podemos comprar buenas máquinas que podrían soportar sin problemas a Microsoft CRM 3.0. Dos procesadores, 4Gb de RAM, etc.

Bueno, ahora os pido que penséis cuantas empresas conocéis en las que las “limitaciones” de Small Business Server no supongan ningún problema y sin embargo utilizan entornos basados en Windows Server Std. Estoy seguro que os salen unas cuantas. Y la verdad es que no llego a comprender el porqué, y más aún, cuando en otros países no se da esta situación (o así parece según los comentarios). Puede que en España se desconozcan las virtudes de SBS, o simplemente que apliquemos nuestro sabio refranero “Barco grande ande o no ande”…. por que me niego a creer que no haya empresas en las que encaje perfectamente un entorno SBS.

La verdad, desconozco el motivo. Pero después de charlar sobre el tema con varios partners que también trabajan habitualmente con Microsoft CRM, se llega a la conclusión de que no ser por esta escasez de Windows SBS (o desconocimiento) habría muchas organizaciones “tipo Small Business” que se plantearían implantar Microsoft CRM, ya que la edición Small Business es entorno a un 50% más barata que la Professional, lo que la hace más asequible para este segmento.

Y… ¿Qué soluciones tenemos para subirnos al carro Small Business en el CRM? Bueno, aparte de hacer ver las ventajas que puede tener la edición SBS para pequeñas empresas, y/o tratar de convencer a Microsoft de que permita algún tipo de licenciamiento de CRM Small Business sobre plataforma Windows Server 2003 Std, con las limitaciones adecuadas claro está. Pues, tenemos la posibilidad de migrar un servidor de Windows Server 2003 Std a Small Business siempre que cumplamos los requisitos de SBS, sin más que iniciar el programa de instalación desde desde Windows. En este documento podéis encontrar alguna referencia sobre posibles impedimentos para esta migración a Small Business.  Y claro, cuando nuestra empresa deje de ser Small Business podremos migrar el servidor a Windows Server 2003 Std. En este artículo de la KB se detallan todas las migraciones posibles en la familia de Windows Server. Además os dejo un enlace a un white paper dónde se detallan los escenarios de aplicación de Windows Small Business Server.

Bueno, espero que este rollo sea de utilidad. O por lo menos que sirva para contribuir a la causa Small Business. Dejad vuestros comentarios ¿Crees que hay escasez de Small Business? ¿Crees que afecta a la hora de facilitar la adquisición de Microsoft CRM?

Un saludo,

Marco Amoedo

Suma y sigue… un añito dando la lata

Hoy estamos de cumpleaños!! Hace exactamente un año que empezaba a escribir sobre Microsoft CRM en este blog. Ha sido un año intenso, con muchas novedades y cambios.


Pero, antes de nada, quiero dar las gracias a toda la gente que participa en todos los foros y grupos de noticias de Microsoft CRM, a los que léis el blog asiduamente y dejáis comentarios. Por que gracias a a vosotros he aprendido mucho, y como dice un buen amigo: “Siempre estaré en deuda con los foros y las news, porque cuanto más participo más aprendo”.


También quiero dar las gracias a la gente de DotNetManía por hacer un huequillo este mes en su revista para publicar un artículo que he escrito sobre las posibilidades de desarrollo que tenemos con Microsoft Dynamics CRM 3.0.


Estas dos últimas semanas he tenido el blog un poco parado, entre viajes y trabajo no he tenido casi ni tiempo para dormir. Como sabréis por los blogs de otros compañeros de Geeks.ms, nos hemos ido de visita a Seattle para participar en el MVP Summit 2007. Allí he tenido la oportunidad de conocer a mucha gente (no pongo nombre porque seguro que me dejaría a alguien en el tintero), aprender muchas cosas, y sobre todo pasar un buen rato. Y a pesar de que este año el MVP summit conincidía con el Convergence (gran evento de la familia Dynamics), he podido conocer a algunos de los MVPs de Dynamics CRM como Anne Stanton, Larry Lentz, Matt Whiteman o Michael Höehne con los que he podido compartir algunas impresiones que ya os iré comentando.


Intentaré que este segundo año de vida de “El del CRM” sea por lo menos tan interesante e intenso como el anterior. “Titan” se va acercando, y aunque de momento no puedo comentar nada sobre las fechas ni funcionalidades, en cuanto los acuerdos de confidencialidad lo permitan os mantendré informados. Además en la familia Dynamics este año también habrá más movimientos hacia la convergencia entre los tres productos que más manejamos en en EMEA: Dynamics CRM, NAV y AX. Por lo que habrá que permanecer atentos. En cualquier caso, tenéis la puerta abierta a dejar vuestros comentarios sobre que temas os gustaría leer en este blog. En el tintento ya tengo un pequeño debate sobre Small Business Server, y alguna cosilla sobre JavaScript.


Bueno, queda inaugurado el segundo año del blog 🙂 Muchas gracias a tod@s!


Marco Amoedo

Configuración de una cola para recibir correo en Microsoft CRM 3.0

He recibido varios comentarios de personas que tenían problemas con esta funcionalidad de Microsoft CRM así que voy a intentar hacer un pequeño manual sobre los pasos a seguir para configurar esta funcionalidad.


Como muchos sabéis, Microsoft Dynamics CRM tiene entre sus funcionalidades la capacidad de manejar colas en las que se pueden ir almacenando trabajos pendientes, para que luego los usuarios puedan ir sacándolos a medida que vayan completando sus trabajos pendientes.


Una de las habilidades que tienen estas colas, si disponemos de Microsoft Exchange, es la capacidad de asociarse a una dirección de email, con lo que resulta posible crear una cola de soporte que reciba automáticamente el correo de una dirección de nuestra empresa (pe: soporte@acme.com o ventas@acme.com) y lo registre como una actividad de correo electrónico entrante en el CRM (asociándolo a una cuenta o contacto si coincide con su dirección de email).


Esto nos da la posibilidad de que nuestros clientes puedan hacer sus consultas a través de email y que estas automáticamente se encolen en el CRM para que nuestro equipo de soporte pueda ir recogiéndolas y respondiéndolas desde dentro de Microsoft CRM.


Para asociar una cola de Microsoft Dynamics CRM con una dirección de correo electrónico debemos de completar dos pasos:



  1. Crear la cola en Active Directory asociándole la cuenta de correo de Exchange, y configurarla con un atributo específico de Microsoft CRM.
  2. Crear la cola en Microsoft Dynamics CRM asociándola con la dirección de correo que especificamos en Active Directory.


Paso 1: Crear la cola en Active Directory


Para crear la cola en Active Directory debemos de crear una cuenta de usuario deshabilitada y asignarle un buzón de Exchange, además de fijarle una propiedad específica de Microsoft CRM.



  1. Entramos en el servidor con un usuario con permiso de Adminstrador del Dominio y abrimos la consola de administración de usuarios y equipos de Active Directory. (Se encuentra en inicio>herramientas administrativas)
  2. Click derecho sobre la carpeta que contiene los usuarios de nuestro Dominio, y seleccionamos la opción nuevo > usuario.
  3. Establecemos el nombre de login para el nuevo usuario (pe: soporte) y seleccionamos el sufijo UPN que se asociará al nombre. Pulsamos siguiente.
  4. Fijamos un password y marcamos el checkbox “la cuenta está deshabilitada”. Pulsamos siguiente.
  5. Seleccionamos la opción de crear buzón de Exchange. Pulsamos siguiente. Revisamos las opciones, especialmente que hemos marcado la cuenta como deshabilitada y que hemos seleccionado la opción de crearle buzón de Exchange, y pulsamos finalizar.
  6. Buscamos la nueva cuenta de usuario creada, click derecho sobre ella y seleccionamos opciones.
  7. En la pestaña opciones avanzadas de Exchange, pulsamos el botón derechos del buzón. En caso de que aparezca más de una cuenta/grupo debemos comprobar que solo la cuenta de nombre SELF tiene marcado el permiso “Cuenta externa asociada” y que además SELF tiene marcado el permiso “Acceso total al buzón”. Una vez hecho pulsamos Aceptar.
  8. En la misma pestaña de opciones avanzadas de Exchange pulsamos el botón de “Atributos Personalizados”. En el primero libre que haya pulsamos editar y le damos el valor “CRMEmailEnabled” y pulsamos aceptar. [Muy Importante: Si no fijamos correctamente este atributo las reglas de reenvío que despliega el router no funcionarán]


Con esto ya tenemos finalizado el primer paso. Es importante que la cuenta que acabamos de crear este deshabilitada.


Paso 2: Crear la cola en Microsoft Dynamics CRM


La cola se crea igual que cualquier otra cola (configuración->unidad de negocio->colas). Además de nombre, propietario y unidad de negocio de la cola. Tenemos que indicar la dirección de email de la cuenta creada en el paso anterior (pe: soporte@acme.com). Es importante que en el pongáis el dominio de internet por el que llega el correo, es decir, soporte@acme.com y no el de Active Directory soporte@acme.com.local o similares, ya que si no el router para Exchange no será capaz de crear las actividades de correo al no poder asociar la dirección con la de la cola.


Al crear la cola también tenemos la opción de indicarle si queremos que se registren todos los emails entrantes, o solo aquellos que sean respuestas a mails enviados desde Microsoft CRM, mediante los checkbox que aparecen en la pantalla.



Finalmente debemos de ejecutar el Asistente para implementación de reglas correo para asegurar que el correo que entre a la dirección soporte@acme.com sea reenviado al buzón del CRM. Al ejecutar el asistente debemos de ser cuidadosos porque su funcionamiento puede inducir a error.


Al abrir el asistente seleccionamos el servidor de Microsoft CRM y pulsamos siguiente. Nos aparece una ficha mostrándonos el nombre del buzón que tenemos configurado para Microsoft CRM y un checkbox que pone implementar reglas deshabilitadas. Comprobamos el nombre del buzón del CRM y dejamos el checkbox sin marcar (si no las reglas que implementemos estarán deshabilitadas y no funcionarán).




Después se nos mostrará una lista de los usuarios y colas con email del CRM. Aquí, normalmente, aparecerá todo con la marca verde de correcto, pero esto no significa que las reglas estén desplegadas, simplemente es que existen esos buzones. Ahora debemos seleccionar la cuenta que hemos utilizado para la cola (pe: soporte) y pulsar siguiente. Se nos mostrará una pantalla dónde podemos seleccionar que queremos hacer, pulsamos sobre implementar reglas y le damos a siguiente. Si todo va bien el asistente nos informará de que las reglas han sido implementadas.



Y con esto hemos conseguido nuestro objetivo!


 



Asociar el email con una cola de CRM abre multitud de posibilidades para facilitar el trabajo de nuestros equipos de soporte, ventas, etc. Y sobre ello podemos desarrollar nuevas funcionalidades, por ejemplo crear un caso directamente desde la cola de correo de soporte.


Actualización: Las registros de CRM, a pesar de estar en una cola, han de tener un usuario como propietario. Si es un usuario el que lo asigna a una cola, el mismo seguirá siendo el propietario hasta que otro usuario lo saque de la cola. En el caso de las colas que reciben emails, en el momento en el que se crea el email se le asigna como propietario el propietario de la cola. Por lo que el propietario de la cola debe ser un usuario con permisos en Microsoft CRM. Gracias a Daniel Sabater por está aclaración.


Para más información sobre el funcionamiento del email en Microsoft Dynamics CRM seguir el enlace a otro post del blog donde lo explicamos con más detalle.


Un saludo,


Marco Amoedo