Cross site publishing con listas de SharePoint

En el siguiente post, explicaré como emplear Cross-site publishing para listas de SharePoint las cuales no requieren ser consultadas desde la navegación superior o el Quick Launch de SharePoint.

Típicamente los elementos de este tipo de listas requerirán ser consultas mediante Content by search Webparts desde la página principal u otras páginas internas. Algunos de ejemplos de este tipo de listas podrían ser Noticias, Anuncios, Comunicados, Eventos, entre otros.

A continuación pasaré a detallar el paso a paso de implementación.

1. Lo primer que debemos hacer es crear nuestra estructura de términos y subtérminos con la agrupación requerida. En mi ejemplo yo he creado un Conjunto de términos llamado Clasificaciones Portal, ya que en este se encontrarán todos los tipos de contenidos que desearé presentar en mi portal. A continuación he creado un término por cada uno de los contenidos asociados a una lista (Audios, Eventos, Anuncios, Videos, Noticias, etc.).

Finalmente por cada uno de esos términos que representan una Categoría de información, cree sus propios subtérminos, de esta manera cada Anuncio por ejemplo podrá ser clasificado. Esta es la estructura mínima que se debería cumplir si es que deseamos publicar múltiples listas como catálogos mediante la característica de Cross-site publishing.

2. Una vez lista nuestra estructura de términos y subtérminos, debemos crear una columna de sitio asociada al conjunto de términos. En mi ejemplo he llamado a la columna “Clasificación” y el conjunto de términos asociado es “Clasificaciones Portal“. 

 

 3. Posteriormente crearé todas las demás columnas que necesite y las asociaré a un nuevo tipo de contenido. Para que funcione el esquema de cross-site publishing, existen 2 columnas muy importantes. 1 es la columna de clasificación que creamos antes y otra es la columna de URL, esta columna permitirá generar URLs amigables por cada uno de los elementos registrados en nuestra lista, favoreciendo a las capacidad de SEO.

 4. Ahora crearemos nuestra lista, en este caso crearé una lista que la llamaré Anuncios.

 5. A mi lista le asociaré el tipo de contenido de Anuncios antes, creado. Por otro lado, ubicaré la columna “Clasificación” y le daré clic,

6. Como vimos antes, durante la creación de esta columna, se asoció al conjunto de términos, sin embargo como yo únicamente quiero seleccionar los términos de clasificación de Anuncios, es posible modificar para que solo me muestre los subtérminos de la categoría de Anuncios. 

7. Así que seleccionamos el términos Anuncios y guardamos los cambios.

 

 

 8. Ahora podemos probar que funcione. Crear un nuevo elemento y seleccionamos los valores del campo Clasificación

 

 9. Podremos observar que únicamente se muestran los términos de clasificación de un Anuncio. Lo bueno es que con esto no hemos alterado la columna de sitio, es decir que cada lista que creemos podrá utilizar esta misma columna y editarla de la misma manera para que solo seleccione los términos que le correspondan.

 10. Ahora solo nos quedamos configurar a nuestra lista como catálogo. Seleccionamos Configuración del catálogo

 

 11. Seleccionamos Habilitar esta biblioteca como catálogo y Habilitar acceso anónimo.

 

 12. En campos de dirección URL de elementos del catálogo, seleccionamos nuestro campo de URL, en este caso URL del Anuncio. Y en jerarquía de Navegación seleccionamos nuestro campo Clasificación.

 

 13. Ahora nos dirigimos al Portal web de publicación el cual consumirá a los catálogos. Nos vamos a Configuración del sitio y seleccionamos Administrar conexiones al catálogo.

 

 14. Damos clic en Conectar a un catálogo.

15. Ubicamos nuestro catálogo de Anuncios y damos clic en Conectar.

 

 16. Dejamos marcado Integrar el catálogo en mi sitio, mediante esta opción se crearán URL relativas al Portal actual que será generadas mediante el campo de URL del catálogo.

17. En Jerarquía de la Navegación se mostrará automáticamente nuestro campo Clasificación y en Término raíz de la Jerarquía se mostrará también el término Anuncios.

18. Debemos marcar el check incluir término raíz en la navegación del sitio. Así se mostrará en la navegación en el primer Nivel Anuncios y en el segundo Nivel los términos de clasificación de los Anuncios.

19. Todo lo demás quedará por defecto. 

 20. Aquí podremos apreciar el resultado.

21. En la navegación del Portal podremos observar que ya se generó correctamente la replica del término Anuncios con su respectivo subtérmino.

 

22. Si deseamos que no se muestren los Anuncios en la navegación podemos desactivar la navegación global y local para el término Anuncios. 

Espero haya sido de utilidad!

Configurando variantes con Managed Navigation en SharePoint 2013 – Parte 2

En el post anterior (http://geeks.ms/blogs/marchena/archive/2015/01/24/configurando-variantes-con-managed-navigation-en-sharepoint-2013-parte-1.aspx), se explicó el procedimiento para configurar variantes en SharePoint Server 2013. En este post se explicará como configurar la navegación administrada e integrarla con las variantes.

La navegación administrada en SharePoint 2013 permite gestionar la navegación de un portal mediante el uso de términos y subtérminos de clasificación de contenidos. Es un mecanismo mucho más flexible que la navegación estructural que era muy limitada.

A continuación se explicará el paso a paso de la configuración de la navegación administrada y la sincronización entre sitios de variantes.

1. Primero ingresamos a nuestro sitio web de origen y vamos a la configuración del sitio.

2. Debajo de Aspecto damos clic en Navegación.

 3. Veremos que por defecto el sitio ya estará configurado con Navegación administrada

 

 4. En la parte inferior en Navegación administrada conjunto de términos veremos que existe el conjunto de términos Navegación de variantes que corresponde al sitio web de origen, así mismo veremos que se creo otro conjunto de términos para el sitio web de destino (Navegación de variantes (en-us)).

5. Damos clic en Herramienta de administración de almacén de términos para crear los términos que definirán nuestro árbol de navegación.

 

 6. En Navegación de variantes creamos nuestro árbol de navegación basado en términos y subtérminos. 

 

7. Al guardar los cambios podremos observar que en nuestro sitio web de origen ya se muestran los términos de navegación.

 8. Ahora creamos todas las páginas basados en los Page Layouts que deseemos ya que estas páginas serán asociadas a los términos de navegación antes definidos.

 9. Una manera de asociar las páginas a los términos de navegación es ir a la pestaña Página y dar clic en la opción Direcciones URL de página.

 10. A continuación dar clic en Agregar una dirección URL descriptiva a esta página.

11. Aquí seleccionaré el término que representará la ubicación de nuestra página en el árbol de navegación. Clic en Agregar.

 12.  Podremos ver que ya se encuentra la dirección especificada.

13. Ese procedimiento debemos realizarlo por cada una de las páginas. Ahora si queremos sincronizar los cambios podemos forzar la ejecución del timer job Variations Propagate Page Job Definition.

14. Si volvemos a la herramienta de administración de términos, veremos ahora que los términos se sincronizaron con éxito.

15. Por último, en la Navegación de variantes empleada por el sitio web de origen, por cada uno de los términos y subtérminos deberemos especificar el nombre de la etiqueta para el idioma Español e Inglés.

 

 16. Aquí vemos como se configura el valor de la etiqueta en Inglés.

 17. Una vez configuradas las etiquetas, solo nos queda ver los resultados. Un punto interesante de las variantes es que el Portal web muestra por defecto sitio web del idioma que tenga configurado en su sistema. Por ejemplo, si la configuración del idioma es Español (Perú).

 18. Cuando ingresamos al Portal, automáticamente seremos redirigidos al sitio web http://portal/es-pe/, donde a su vez podemos apreciar la navegación en idioma español. 

 

19. Si en cambio nuestra configuración de Idioma es English (United States).

 20. Automáticamente seremos redirigidos al sitio web en Inglés http://portal/en-us/ y se podrá apreciar la navegación en idioma Inglés. Esto debido a que manualmente especificamos el nombre del término tanto para el idioma Español como el idioma Inglés.

Y Listo. Eso fue todo, espero haya sido de utilidad!

Configurando variantes con Managed Navigation en SharePoint 2013 – Parte 1

Uno de los requerimientos más comunes para implementaciones de portales web públicos que son accedidos desde distintas partes el mundo, es el de tener la capacidad de presentar el contenido en distintos idiomas.

SharePoint Server 2013, incorpora esta capacidad mediante la característica de Variantes. Las Variantes en SP2013 permiten que un usuario de acuerdo a la configuración de idioma de su máquina pueda visualizar el contenido de un Portal web en el idioma que corresponda. Es decir, si alguien accede desde un equipo en EEUU cuya configuración por defecto es en idioma Inglés, al acceder al portal, verá el contenido en Ingles, lo mismo con cualquier otro idioma que haya sido definido en la configuración de variantes en SharePoint.

Las variantes en SP2013 funcionan de la siguiente manera:

a. Se dispone de un sitio web conocido como origen, desde donde se crean las páginas y contenidos en el idioma original (Ej. Español).

b. Se crean etiquetas por cada otro idioma al que quiera ser traducido el contenido. Por ejemplo, podríamos crear una etiqueta para el idioma Inglés.

c. Mediante un Timer Job se crear automáticamente un sitio web por cada etiqueta de Idioma. Estos sitios web son los sitios de destino.

d. Cada vez que se publica una página nueva en el sitio web de origen, mediante un timer job que se ejecuta cada 15 minutos, la página se recrea en modo draft en el/los sitio(s) web de destino.

e. El contenido en el sitio web de destino se muestra en modo draft hasta que no sea traducido manualmente y publicado. 

Ese es el proceso básico como funcionan las variantes en SP2013, a este proceso se puede añadir el Machine Traslation Service para realizar traducciones automáticas mediante el traductor de Bing o también incorporar la navegación administrada.

En este primer post, explicaré el procedimiento paso a paso para configurar las variantes de un sitio web de origen en español y un sitio web de destino en Ingles.

 1. Primero debemos disponer de una colección de sitios basada en el Publishing Site Template.

2. A continuación vamos a configuración del sitio.

 

 2. Debajo de características de la colección de sitios seleccionamos Configuración de variantes.

 3. En configuración de variantes dejamos todas las opciones por defecto y damos clic en Aceptar.

 4. A continuación debajo de características de la colección de sitios damos clic en Etiquetas de variantes.

 5. Damos clic en Nueva etiqueta.

 6. Vamos a crear nuestra etiqueta de origen para lo cual seleccionamos nuestro idioma de origen que en este caso sería Español, la configuración regional que sería Español (Perú) y el nombre de etiqueta que sería es-pe.

 7. En Nombre para mostrar mantenemos Español (Perú) y en Plantilla de sitio de publicación utilizaremos Sitio de publicación con flujo de trabajo.

 8. Al dar clic aparecerá el mensaje “Sus nuevas variaciones están en camino”. Dar clic en Aceptar.

 

 9. Podremos ver que se registro la etiqueta pero en la Jerarquía creada dice No. Esto es porque se ejecuta un Timer Job que es el encargado de crear la Jerarquía.

 

 10. Una vez que se ejecuta el Timer Job, automáticamente Jerarquía creada cambia a Si.

 

 11. A continuación crearemos otra etiqueta, esta será la etiqueta de destino. En Idioma de la plantilla del sitio seleccionaremos Inglés, en Configuración regional seleccionamos Inglés (Estados Unidos) y damos clic en Continuar

 

 12. En Nombre de etiqueta especificamos en-us, Nombre para mostrar Inglés (Estados Unidos) y en Creación de Jerarquía dejamos marcado Sitios de publicación, listas con variantes y todas las páginas.

 13. En Opciones de traducción dejamos las opciones por defecto marcadas, tanto para Crear paquete de traducción como traducción automática. Asumimos que disponemos del servicio de Machine Translation en nuestra infraestructura. En este post no hablaremos de este servicio.

 14. En comportamiento de etiqueta de destino, dejamos la opción por defecto. Mas adelante la podemos cambiar. Damos clic en Continuar.

 15. Se mostrará la configuración final de la etiqueta damos clic en Finalizar.

 16. Podremos observar ahora que se muestra la etiqueta de origen (Español) y la etiqueta de destino (Inglés).

 17. Ahora para generar la creación del sitio web de origen y destino, damos clic en Crear jerarquías, aparecerá el mensaje “Sus nuevas variaciones están en camino“. Clic en Aceptar.

 18. Se ejecutará el timer job, una vez finalizado podremos ver que sobre la colección de sitios se crearon 2 sitios web, Español (Perú) que será el sitio web de origen e Inglés (Estados Unidos), que será el sitio web de destino.

 19. Como queremos que la actualización de las páginas del origen al destino la hagamos manualmente, cambiamos la configuración de la etiqueta y en Comportamiento de actualización de páginas especificamos Actualizaciones manuales.

 20. Ahora entramos al sitio web de origen (http://portal/es-pe).

 21. Para probar la sincronización de páginas, editamos la página principal y Protegemos lo cambios.

22. Protegemos la página. 

23. Publicamos el borrador.

 24. Como en la configuración inicial seleccionamos la plantilla de aprobación de páginas mediante flujo de aprobación, aparecerá el formulario de flujo, damos clic en Iniciar.

25. El Aprobador deberá dar clic en Aprobar. Tener en cuenta que en el sitio web existirá un grupo llamado Aprobadores, solo los usuarios que pertenezcan a este grupo podrán aprobar las páginas para la publicación.

26. Debido a que configuramos la sincronización manual, debemos manualmente indicar que cree la página o que la actualice, en la pestaña Publicar dar clic en Actualizar todos los objetivos si queremos actualizar los cambios o Crear nuevo destino si es que hemos creado una página nueva.

 

27. Como comenté con anterioridad existen distintos Timer Jobs que se ejecutan cada tiempo, a continuación son descritos:

1. Variations Create Hierarchies Job Definition: Se encarga de crear los sitios web de origen y de destino cuando se crear por primera vez la etiqueta.

2. Variations Propagate List Ítems Job Definition: Se encarga de sincronizar los elementos de lista o documentos de bibliotecas entre sitios web origen y destino.

3. Variations Propagate Job Definition: Se encarga de sincronizar las páginas web entre sitios web de origen y destino.

4. Variations Propagate Sites and Lists Timer Job: Se encarga de sincronizar la creación de listas, bibliotecas y/o subsitios en los sitios web de destino.

 28. Para replicar los cambios podemos forzar la ejecución de Variations Propagate Page Job Definition.

 29. Podremos ver que la página se replicó con éxito.

 En el siguiente post, veremos como integrar la capacidad de navegación administrada con las variantes.

Configurando biblioteca de documentos como catálogos – Parte 1

SharePoint 2013 ha incorporado mejoras significativas en cuanto a las capacidades para implementar portal web públicos. Uno de los cambios más grandes ha sido las mejoras en cuanto a su Arquitectura de búsqueda después de haber integrado las capacidades de FAST Search, así como también las técnicas de publicación de contenidos web, presentación y personalización de los mismos en portal web públicos.

La incorporación del modelo de cross-site publishing ha sido uno de los cambios más significativos que ha tenido SharePoint 2013 en cuanto a Web Content Management.

Cross-site publishing permite gestionar contenidos de múltiples site collections y ser expuestos en un único site collection haciendo uso de las capacidades del motor de búsqueda. Es decir, existe una separación lógica entre contenidos y presentación gráfica.

Con XSP aparece el concepto de catálogos. Un catálogo es una lista o biblioteca cuyo contenido puede ser expuesto para ser presentado en otros site collection. Para presentar su contenido este debe previamente ser rastreado y considerado dentro del índice de SharePoint.

A continuación describiré los pasos para configurar una biblioteca de documentos que se encuentra en un site collection como un catálogo y exponer su contenido en otro site collection que representará el portal web de publicación. En esta primera parte también veremos como emplear las columnas de mi biblioteca de documentos como refinadores para generar una interacción más enriquecida con los contenidos.

 1. Primera creamos una biblioteca de documentos, creamos un tipo de contenido con las columnas que deseemos y subimos algunos documentos y ejecutamos un rastreo Full.

 2. Los campos pueden ser de distintos tipos. Como pueden ver tengo algunos campos que son del tipo metadatos administrados.

3. A continuación entramos a la configuración de la biblioteca y seleccionamos Configuración del catálogo (Catalog settings).

4. En Catalog Settings seleccionamos Enable this library as catalog y presionamos el botón de Enable anonymous Access para que los contenidos puedan ser consultados por un usuario anónimo.

 5. A continuación seleccionamos los campos que deseemos que formen parte de la URL. En Este caso podemos seleccionar cualquier campo como referencia pues realmente no generaremos una URL específica para los documentos, la URL se mantendrá del repositorio de documentos la cual deberá ser una URL pública.

 

  6. Ahora nos vamos a nuestro site collection empleado como portal público.

 

7. Vamos a las opciones de configuración del site collection. 

 8. Debajo de Administración de sitios damos clic a Administrar conexiones al catálogo.

 9. Damos clic en conectar a un catálogo.

 10. Aparecerá nuestra biblioteca de documentos y damos clic en Conectar.

 10. Seleccionamos la opción Conectar, pero no integrar el catálogo. Esto debido a que no queremos que forme parte de la navegación como cualquier otro catálogo, solo queremos mostrar los documentos y sus metadatos en un Content by Search WebPart o un Result Search WebPart.

 11. Todas las demás opciones se mantienen por defecto.

 

 12. Ahora creamos una nueva página e insertamos nuestro Search Result WebPart.

 

 13. En la configuración del Search Result WebPart seleccionamos de la lista el catálogo que acabamos de conectar.

 14.  Ahora veremos los documentos de mi biblioteca de documentos en el Result Search WebPart.

 15. Ahora vamos a agregar nuestro WebPart “Panel de refinamiento“, pero para mostrar a las columnas de nuestra biblioteca como refinadores, primero debemos configurar las propiedades administradas asociadas a estas columnas. Para esto nos vamos a nuestro site collection donde está nuestra biblioteca de documentos y vamos a las opciones de configuración del sitio.

 

 16. En Site collection Administration seleccionamos Search Schema.

 

 17. Vemos las propiedades administradas por defecto. Cuando nosotros ejecutamos un full crawl, automáticamente se crean propiedades administradas asociadas a las columnas que hemos rastreado. El problema es que estas propiedades administradas por defecto no están configuradas para ser empleadas como refinables o para ordenar.

 18. SharePoint por defecto ya tiene 20 propiedades administradas por tipo de dato (string, date, integer, decimal, etc.), que ya están configuradas como refinables y con capacidad de ordenamiento. En ese sentido, nosotros podemos reutilizar estas propiedades administradas y únicamente asociar a nuestra columnas rastreadas. Un vez asociadas las columnas, podemos ejecutar un nuevo full crawl.

 

19. Edito la propiedad administrada del tipo de dato que desee y agregado la propiedad rastreada que desee.

 

 20. Ahora vuelvo a mi página y agrega el panel de refinamiento. Por defecto muestra algunos refinamientos nativos.

 

 21. Edito el WebPart de Panel de refinamiento y doy clic en Elegir refinadores…

 22. Elijo los metadatos administrados que desee. En este caso los metadatos RefinableDate#, RefinableString#, etc.

 23. Puedo presionar el botón Vista previa de los refinadores…

 24. Se mostrará una vista previa de como quedarían. 

 25. Y finalmente el resultado esperado.