En un artículo anterior escribí acerca de la capacidad de Item Scheduling y sus beneficios en cuanto a la gestión de la publicación en Portal web en Internet (http://geeks.ms/blogs/marchena/archive/2016/01/08/empleando-item-scheduling-en-bibliotecas-documentales-de-sharepoint-2013.aspx).
Como sabemos SharePoint 2013 trajo múltiples funcionalidades para optimizar la implementación de Portales web en Internet, entre estas podemos mencionar a los Portales basados en Cross-site Publishing, el uso de Content by Search WebParts y continuous crawl.
Entonces, será posible aprovechar la capacidad de Item Scheduling (funcionalidad disponible desde SharePoint 2007) en Portales modernos basados en Cross-site publishing y content by search webparts?
Esto claro que es posible. Como sabemos el Item Scheduling permite manejar los estados de publicación de un documento, entonces un documento al estar en estado Borrador, En Espera o Programado no podrá ser visto por un usuario anónimo o un usuario lector. Sin embargo, un documento en estado Aprobado si puede ser visto por un usuario anónimo o lector.
Recordemos también que el motor de búsqueda únicamente rastrea aquellos documentos que se encuentren con estado Aprobado, en ese sentido es totalmente posible complementar la funcionalidad de Item Scheduling con los Content by Search WebParts.
A continuación mostrará como configurar este escenario. El resultado final debería ser algo como esto:
1. Primero debemos seguir los pasos descritos en el siguiente artículo (http://geeks.ms/blogs/marchena/archive/2016/01/08/empleando-item-scheduling-en-bibliotecas-documentales-de-sharepoint-2013.aspx). Estos son los pasos fundamentales.
2. Ahora, después de haber ejecutado un Full Crawl iremos al esquema de búsqueda desde el Search Service Application y buscaremos las propiedades rastreadas ows_q_DATE_PublishingStartDate y ows_q_DATE_PublishingExpirationDate.
Nota: Puede que estas propiedades rastreadas no se muestren. Si no se muestran en el siguiente punto se explicará como resolver este inconveniente.
3. En el caso de que no se muestren las propiedades rastreadas esto es debido a que al menos un documento debe tener los datos llenos y este documento debe estar marcado como Aprobado.
4. Ejecutamos un Full Crawl nuevamente.
5. Ahora si podremos apreciar que se crearon las propiedades rastreadas correctamente.
6. Debido a que la Fecha de inicio programada y la Fecha de finalización programada las queremos utilizar para refinar los resultados y ordenarlos. Vamos a crear a continuación unas propiedades administradas nuevas.
Primero vamos a crear la propiedad administrada SPSFechaInicioPublicación, este será de tipo Fecha y hora. Así mismo marcar los checks Permite búsquedas, Consultable, Se puede recuperar.
7. En Restringible seleccionar Sí: activa. y en Se puede ordenar seleccionar Sí: activa. Así mismo marcar Caja fuerte.
8. Ahora debemos seleccionar la propiedad rastreada ows_q_DATE_PublishingStartDate que es la asociada al campo de Fecha de inicio programada.
9. Se puede apreciar que se agregó correctamente.
10. Hacemos el mismo procedimiento para la propiedad Administradad SPSFechaFinPublicacion. La configuración será la misma a excepción de la propiedad rastreada a la cual mapearemos.
11. Mapearemos a la propiedad rastreada ows_q_DATE_PublishingExpirationDate, esta esta asociada al campo Fecha de finalización programada.
12. Podemos apreciar que se asoció correctamente.
13. Ejecutamos un Full Crawl para ver los cambios aplicados.
14. Y finalmente podremos configurar nuestro refinamiento con las propiedades administradas antes creadas. No tenemos que hacer nada especial sobre nuestro content by search WebPart ya que por defecto solo muestra los contenidos aprobados.
Nota: Debido a que los resultados en el Content by Search WebPart se muestran en base a la frecuencia del rastreo y a la configuración de cache, el momento en que se presentarán los resultados o dejarán de presentarse tendrá una diferencia de aproximadamente unos 15 minutos. Esto se puede reducir, si queremos reducir esta diferencia, debemos seguir los pasos descritos en el siguiente artículo: http://geeks.ms/blogs/marchena/archive/2016/01/08/reduciendo-el-tiempo-de-presentaci-243-n-de-contenidos-en-un-content-by-search-webpart.aspx