Configurando biblioteca de documentos como catálogos – Parte 1

SharePoint 2013 ha incorporado mejoras significativas en cuanto a las capacidades para implementar portal web públicos. Uno de los cambios más grandes ha sido las mejoras en cuanto a su Arquitectura de búsqueda después de haber integrado las capacidades de FAST Search, así como también las técnicas de publicación de contenidos web, presentación y personalización de los mismos en portal web públicos.

La incorporación del modelo de cross-site publishing ha sido uno de los cambios más significativos que ha tenido SharePoint 2013 en cuanto a Web Content Management.

Cross-site publishing permite gestionar contenidos de múltiples site collections y ser expuestos en un único site collection haciendo uso de las capacidades del motor de búsqueda. Es decir, existe una separación lógica entre contenidos y presentación gráfica.

Con XSP aparece el concepto de catálogos. Un catálogo es una lista o biblioteca cuyo contenido puede ser expuesto para ser presentado en otros site collection. Para presentar su contenido este debe previamente ser rastreado y considerado dentro del índice de SharePoint.

A continuación describiré los pasos para configurar una biblioteca de documentos que se encuentra en un site collection como un catálogo y exponer su contenido en otro site collection que representará el portal web de publicación. En esta primera parte también veremos como emplear las columnas de mi biblioteca de documentos como refinadores para generar una interacción más enriquecida con los contenidos.

 1. Primera creamos una biblioteca de documentos, creamos un tipo de contenido con las columnas que deseemos y subimos algunos documentos y ejecutamos un rastreo Full.

 2. Los campos pueden ser de distintos tipos. Como pueden ver tengo algunos campos que son del tipo metadatos administrados.

3. A continuación entramos a la configuración de la biblioteca y seleccionamos Configuración del catálogo (Catalog settings).

4. En Catalog Settings seleccionamos Enable this library as catalog y presionamos el botón de Enable anonymous Access para que los contenidos puedan ser consultados por un usuario anónimo.

 5. A continuación seleccionamos los campos que deseemos que formen parte de la URL. En Este caso podemos seleccionar cualquier campo como referencia pues realmente no generaremos una URL específica para los documentos, la URL se mantendrá del repositorio de documentos la cual deberá ser una URL pública.

 

  6. Ahora nos vamos a nuestro site collection empleado como portal público.

 

7. Vamos a las opciones de configuración del site collection. 

 8. Debajo de Administración de sitios damos clic a Administrar conexiones al catálogo.

 9. Damos clic en conectar a un catálogo.

 10. Aparecerá nuestra biblioteca de documentos y damos clic en Conectar.

 10. Seleccionamos la opción Conectar, pero no integrar el catálogo. Esto debido a que no queremos que forme parte de la navegación como cualquier otro catálogo, solo queremos mostrar los documentos y sus metadatos en un Content by Search WebPart o un Result Search WebPart.

 11. Todas las demás opciones se mantienen por defecto.

 

 12. Ahora creamos una nueva página e insertamos nuestro Search Result WebPart.

 

 13. En la configuración del Search Result WebPart seleccionamos de la lista el catálogo que acabamos de conectar.

 14.  Ahora veremos los documentos de mi biblioteca de documentos en el Result Search WebPart.

 15. Ahora vamos a agregar nuestro WebPart “Panel de refinamiento“, pero para mostrar a las columnas de nuestra biblioteca como refinadores, primero debemos configurar las propiedades administradas asociadas a estas columnas. Para esto nos vamos a nuestro site collection donde está nuestra biblioteca de documentos y vamos a las opciones de configuración del sitio.

 

 16. En Site collection Administration seleccionamos Search Schema.

 

 17. Vemos las propiedades administradas por defecto. Cuando nosotros ejecutamos un full crawl, automáticamente se crean propiedades administradas asociadas a las columnas que hemos rastreado. El problema es que estas propiedades administradas por defecto no están configuradas para ser empleadas como refinables o para ordenar.

 18. SharePoint por defecto ya tiene 20 propiedades administradas por tipo de dato (string, date, integer, decimal, etc.), que ya están configuradas como refinables y con capacidad de ordenamiento. En ese sentido, nosotros podemos reutilizar estas propiedades administradas y únicamente asociar a nuestra columnas rastreadas. Un vez asociadas las columnas, podemos ejecutar un nuevo full crawl.

 

19. Edito la propiedad administrada del tipo de dato que desee y agregado la propiedad rastreada que desee.

 

 20. Ahora vuelvo a mi página y agrega el panel de refinamiento. Por defecto muestra algunos refinamientos nativos.

 

 21. Edito el WebPart de Panel de refinamiento y doy clic en Elegir refinadores…

 22. Elijo los metadatos administrados que desee. En este caso los metadatos RefinableDate#, RefinableString#, etc.

 23. Puedo presionar el botón Vista previa de los refinadores…

 24. Se mostrará una vista previa de como quedarían. 

 25. Y finalmente el resultado esperado.

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