Compartir ficheros desde OneDrive

El almacenamiento de OneDrive nos ofrece la capacidad de disponer de almacenamiento de documentos de trabajo desde cualquiera de nuestros dispositivos a través de Office365.

OneDrive nos proporciona un espacio de almacenamiento al que podemos acceder directamente desde la barra de Office365 o desde el cliente de sincronización de OneDrive que nos permite sincronizar el contenido de una carpeta local con OneDrive.

Una de las funcionalidades añadidas recientemente es la de poder compartir documentos de forma sencilla con compañeros dentro del mismo tenant o con usuarios externos que no tengan una suscripción a nuestro Office365.

 

OneDrive por debajo se basa en la funcionalidad de biblioteca de documentos de SharePoint sobre los perfiles de SharePoint, de manera que la funcionalidad de compartir se basará en la funcionalidad “Share documents” de SharePoint 2013 que permite compartir un documento o una carpeta de forma rápida sin necesidad de configurar permisos.

La funcionalidad de compartir aporta una gran ventaja respecto a versiones anteriores ya que no será necesaria la intervención de un administrador para compartir y dispondremos de una vista desde la que ver los usuarios con los que estamos compartiendo.

Desde el panel emergente encontraremos la opción “Share” o “Compartir” que mostrará un panel en el que podremos indicar los usuarios que queremos que tengan acceso para visualizar o editar (los permisos en este caso dependerán de si nosotros podemos editar el documento).

 

 

Los usuarios que podemos utilizar en Office365 podrán ser usuarios de nuestro tenant de Office365 o usuarios externos o invitados. Es importante diferenciar entre los tipos de usuarios ya que de momento los usuarios tendrán todas las funcionalidades de nuestro Office365 y los usuarios invitados los indicaremos a través de su email y solo podrán acceder a los documentos para consulta o edición.

Cuando compartimos un documento por defecto recibirá un correo con un enlace al documento. Al acceder al enlace se solicitará que indique el tipo de usuario:

  • Microsoft, para usuarios de Hotmail, Outlook.com o Xbox.
  • Corporativo, para usuarios con cuentas de Office365.

Para aquellas cuentas que no sean de tipo Microsoft (aka Gmail) tendrán que asociarla a una cuenta Microsoft.

 

 

 

 

Desde la opción “Compartido con” o “Shared with” podremos consultar qué usuarios tienen acceso y en qué nivel.

Dispondremos además de una vista en la que poder ver los usuarios pendientes de aceptar la invitación, las solicitudes de acceso y un histórico de solicitudes realizadas.

 

Otra de las funcionalidades interesantes solo para los usuarios de Office365 es la de “Compartidos conmigo” o “Shared with me“. Esta funcionalidad nos muestra todos los documentos que nos hayan sido compartidos.

Lo más interesante de esta funcionalidad es que esta vista utiliza el WebPart “SharedWithMeViewWebPart” que encontraremos en el namespace “Microsoft.SharePoint.Portal.WebControls”. Este WebPart muestra con un aspecto similar al de una biblioteca los documentos que se han compartido con el usuario utilizando el motor de búsqueda para calcular los elementos.

De modo que si nos acaban de compartir un documento, es posible que durante unos minutos no veamos ese documento en esta opción ya que habrá que esperar hasta que se haya realizado la siguiente indexación.

Publicado por

Mario Cortés

Mario Cortés Flores es MVP en Office 365, trabaja en Plain Concepts como Team Lead y escribe habitualmente en geeks.ms/blogs/mcortes y en Twitter @mariocortesf. Podréis encontrarlo colaborando activamente con la comunidad de MadPoint y SUGES

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