Implementación básica de Work Folders para Windows 8.1 y Windows 10

Normalmente no acostumbro a publicar entradas referentes a Windows que se concentren más en el lado del servidor que del cliente; sin embargo, hay varias tecnologías, viejas y nuevas, que requieren bastante trabajo de cara al servidor para que el cliente pueda disfrutar de ellas.

Debido a que Windows 10 está trayendo tantas características interesantes, trataré de ir mostrando, conforme vaya aprendiendo, la implementación. Hoy, no obstante, quiero mostrar una característica que viene desde Server 2012 R2, relativamente simple de implementar y que puede llegar a ser muy útil: Work Folders.

Introducción a Work Folders

Work Folders es un rol que está disponible desde Windows Server 2012 R2, y que provee una forma consistente para que los usuarios puedan acceder a sus datos corporativos, independiente si es desde un computador personal o de trabajo, incluso a través de internet y desde dispositivo móvil.

Básicamente, con Work Folders podemos crear un repositorio central en el que los usuarios almacenen archivos corporativos y puedan acceder a ellos desde su equipo empresarial o, siguiendo el modelo de BYOD, desde su computador personal. Estos archivos pueden ser completamente controlados desde la organización utilizando directivas de seguridad; además, con Windows 10, se podrá activar Enterprise Data Protection (EDP) para cifrar el contenido y aprovechar todas las ventajas de esta otra característica.

La implementación de este rol, aunque puede llegar a ser compleja, se puede hacer de una forma básica para que los dispositivos puedan acceder a los datos desde que estén conectados la red empresarial. A continuación mostraré cómo podemos realizar un despliegue básico, para luego probar el acceso a los archivos desde un equipo con Windows 8.1 y otro con Windows 10.

Nota: Pueden obtener más información sobre Work Folders aquí: https://technet.microsoft.com/en-us/library/dn265974.aspx.

Requerimientos

Para implementar Work Folders necesitaremos:

1. Ambiente de dominio
2. Servidor con Windows Server 2012 R2 adicional y que esté unido al dominio
3. Repositorio central en donde se vayan a almacenar los archivos
4. 2 o más equipos con sistema operativo cliente. En este ambiente utilizaré uno con Windows 8.1 y otro con Windows 10, versión 1511

Implementando Work Folders

Las siguientes operaciones las haremos en el servidor adicional que tiene instalado Windows Server 2012 R2 (segundo requerimiento):

1. En el Server Manager, clic en Add roles and features

   

2. En la página de Before you begin, si está habilitada, clic en Next
3. En Installation type, dejamos la opción predeterminada y clic en Next

   

4. En la página de Server Selection, nos aseguramos de tener seleccionado el servidor destinado para Work Folders y clic en Next

   

5. En la página de Server Roles, expandimos el nodo de File and Storage Services, luego File and iSCSI Services y seleccionamos Work Folders

   

   Cuando seleccionamos Work Folders, nos aparecerá una ventana adicional de Add features that are required for Work Folders?, allí simplemente hacemos clic en Add features

   

6. En la página de Features, clic en Next
   
   
7. En la página de Confirmation, clic en el botón Install para iniciar la instalación

   

8. Una vez terminado el proceso de instalación hacemos clic en Close

   

Creando y configurando el Sync Share

Para que Work Folders pueda funcionar necesitamos un Sync Share, que puede verse básicamente como un repositorio central en donde estarán todas las carpetas, y en donde se administrará el acceso a diferentes grupos de Directorio Activo. Para configurar nuestro Sync Share, debemos seguir estos pasos:

1. En el Server Manager, hacemos clic en el nuevo nodo de File and Storage Service

   

2. A continuación hacemos clic en Work Folders, y luego en el enlace de To create a Sync Share for Work Folders, start the new Sync Share Wizard

   

3. En la página de Before you begin, clic en el botón Next
   
   
4. En la página de Server and Path, seleccionamos Enter a local path y le indicamos el directorio en donde deseamos habilitar Work Folders

   

5. En la página de User Folder Structure, dejamos la selección de User alias y clic en Next
   
   

   Nota: En el caso de que esta carpeta contenga otras subcarpetas, podemos seleccionar Sync only the following subfolder, aunque esto cobraría valor si Work Folders se estuviese implementando en la misma carpeta de Folder Redirection por ejemplo.

6. En la página de Sync Share Name, escogemos un nombre, descripción (opcional) y clic en Next

   

7. En la página de Sync Access, clic en el botón Add…, buscamos el grupo de Directorio Activo al que deseamos otorgarle permisos para trabajar sobre Work Folders, clic en OK y luego en Next

   

   Nota: Si deseamos, como administradores, tener acceso a las carpetas, debemos deshabilitar la opción de Disable inherited permissions and grant users exclusive access to their files.

8. En la página de Device Policies, decidimos si queremos cifrar o no, además de aplicar las directivas de seguridad y clic en Next

   

9. En la página de Confirmation, hacemos clic en el botón Create para terminar

   

10. Si todo sale bien, nos debe mostrar la página de Results con las operaciones completadas. Clic en Close.
    
    

Creando directivas de grupo

Aunque cada usuario puede configurar el acceso a Work Folders sin mayor problema, es preferible, al menos para los usuarios de dominio, hacerlo de forma controlada con las directivas de grupo y evitar problemas.

Las siguientes tareas deben hacerse en el Controlador de dominio (primer requerimiento):

1. Abrir el Group Policy Management, navegar hasta la OU (Unidad organizacional) que se aplicará la directiva (o en la raíz para todo el dominio), clic derecho y luego Create a GPO in this domain, and Link it here…
   
   
2. Le indicamos un nombre de preferencia (en mi caso: Work Folders policies), y clic en OK

   

3. Clic derecho en la nueva GPO y luego Edit…

   

4. En el Editor de directivas de grupo, navegamos hasta: User Configuration\Policies\Administrative Templates\Windows Components\Work Folders

   

5. Hacemos doble clic sobre la carpeta Work Folders, y luego, Specify Work Folders settings

   

6. En la ventana de la plantilla Specify Work Folders settings, marcamos Enabled, escribimos como URL la ruta completa a nuestro servidor con el rol de Work Folders, marcamos Force automatic setup y clic en OK
   
   

   Nota: Hay que tener en cuenta que la URL será diferente en cada escenario.

7. Cerramos la plantilla de Specify Work Folders settings
8. Navegamos ahora hasta Computer Configuration\Preferences\Windows Settings\Registry, y hacemos clic derecho en Registry y luego New – Registry item

   

9. Aquí lo que haremos será básicamente configurar un valor de registro para que Work Folders no nos solicite una URL segura (https) al momento de conectarnos, puesto que para eso necesitaríamos un certificado público. Los valores deben quedar así:
   1. Hive: HKEY_LOCAL_MACHINE
   2. Key Path: SOFTWARE\Microsoft\Windows\CurrentVersion\WorkFolders
   3. Value name: AllowUnsecureConnection
   4. Value type: REG_DWORD
   5. Value data: 1

   

10. Clic en OK y cerramos todo

Probando Work Folders

Windows 8.1

En este escenario utilizaré un equipo que no está unido al dominio (Traiga su propio dispositivo); debido a que no recibe directivas, no hay manera de que Work Folders se configure automáticamente, así que es necesario hacer algunos pasos para podernos conectar:

1. Ejecutamos el CMD con privilegios elevados y ejecutamos:
   Reg add HKLM\SOFTWARE\Microsoft\Windows\CurrentVersion\WorkFolders /v AllowUnsecureConnection /t REG_DWORD /d 1

   
   

2. Desde la Pantalla de inicio, buscamos Work Folders y luego clic en Manage Work Folders

   

3. En la ventana de Work Folders, clic en el enlace de Set up Work Folders

   

4. En la página de Enter your work email address, clic en Enter a Work Folders URL instead

   

5. En la página de Enter a Work Folders URL, digitamos toda la dirección del servidor que configuramos previamente, y que es diferente en cada caso. Hacemos clic en Next después

   

6. Debido a que no estamos en el dominio, es necesario autenticarnos antes de continuar

   

7. En la página de Introducing Work Folders, podemos hacer clic en el botón Change para indicarle una ruta diferente a nuestros archivos sincronizados con Work Folders o bien clic en Next para terminar

   

8. En la página de Security policies, señalamos el cuadro de I accept these policies on my PC y clic en Setup Work Folders

   

9. Después de unos segundos, nuestro PC debe quedar listo para utilizar Work Folders. Clic en Close para terminar

   

10. Nuestro último paso es, por supuesto, pasar a crear o copiar nuestros archivos en la carpeta de Work Folders y comprobar la sincronización

    
    Figura 1: Archivo guardado en Windows 8.1.

    
    Figura 2: Archivo en el servidor de Work Folders.

Windows 10

Debido a que Windows 10 está en el dominio, la tarea se simplifica completamente. Lo único que debemos hacer es reiniciar, iniciar sesión con uno de los usuarios pertenecientes al grupo de Work Folders (Andy Clayton en mi caso) e inmediatamente tendremos la característica funcional desde nuestro Explorador de archivos, carpeta de Work Folders:

Nota: Si el equipo de Windows 8.1 está unido al dominio tampoco habrá que configurarlo.

Cambios de Work Folders en Windows 10

Si bien la característica es muy similar con Windows 8/8.1, hay algunas novedades con respecto a Windows 10 documentadas en TechNet, y que se resumen en:

1. La sincronización es casi inmediata: En Windows 8.1 las actualizaciones de los archivos se hacían sin tardar mucho en el servidor, pero podría tardarse hasta 10 minutos en el cliente; Windows 10, si hay buena conexión, no esperará tanto para efectuar los cambios localmente.
2. Integración con Enterprise Data Protection (EDP): EDP es una característica que, hasta la fecha, aún se encuentra en desarrollo, aunque ya se puede ir probando. Básicamente, EDP se encarga de cifrar archivos y permitir utilizar solo aplicaciones de confianza para tratar estos archivos, además de brindar borrado remoto desde System Center Configuration Manager o una plataforma MDM. Work Folders podrá cifrar los archivos utilizando EDP.
3. Integración con Office 2013 y 2016: Si tenemos la suite instalada en nuestro equipo con Windows 10, podemos agregar fácilmente la carpeta de Work Folders como ubicación para Abrir y Guardar como:

   

   Nota: Esta opción solo nos aparecerá si estamos en Windows 10.

Espero que esto sea de utilidad.

—Checho